Fyra steg till en lyckad lönerevision – guide för chef och HR

Dags att påbörja årets lönerevision? Det är mycket som ska klaffa och många parter som är inblandade i arbetet med att sätta nya löner. Men med ett ordentligt förarbete och smidiga verktyg kan många av fallgroparna undvikas. Här är fyra sätt att jobba smartare.

Vad är lönerevision?

Lönerevision är den återkommande process där arbetsgivaren ser över och justerar medarbetares löner. Den genomförs oftast årligen och bygger på faktorer som verksamhetens ekonomi, marknadsläge, prestation, ansvar och interna löneprinciper.

I organisationer med kollektivavtal finns ofta tydliga ramar för hur och när lönerevisionen ska genomföras. Saknas kollektivavtal ligger ansvaret i stället helt på arbetsgivaren att sätta struktur, kriterier och process för lönerevisionen.

Varför är det viktigt?

En väl genomförd lönerevision skapar tydlighet, motivation och förtroende i organisationen. När lönebeslut vilar på tydliga kriterier och en genomtänkt process blir det lättare för medarbetare att förstå hur löner sätts och utvecklas över tid.

Det betyder i sin tur att lönerevisionen är ett viktigt verktyg för att behålla kompetens, stärka engagemang och styra beteenden i linje med verksamhetens mål. 

Sist men inte minst: i takt med ökade krav på lönetransparens och dokumentation kring lönesättning blir en fungerande lönerevision allt viktigare. En tydlig process minskar risken för godtycke och konflikter och gör det enklare att möta både interna och externa frågor om rättvisa och likabehandling.

Så genomför du en lönerevision

1. Få koll på lönestrukturen 

Innan arbetet med att sätta de nya lönerna påbörjas är det en hel del förberedelser som krävs. Du och dina lönesättande kollegor behöver:

• Diskutera igenom förutsättningarna för lönerevisionen inom den egna verksamheten. Här tittar ni exempelvis på företagets lönepolicy och lönestruktur. Har ni rimliga lönenivåer för att kunna rekrytera ny personal och behålla era nyckelpersoner, eller krävs det förändringar? Förekommer lönediskriminering och hur kan den åtgärdas?
• Se till att det är tydligt vilka mandat och vilket inflytande var och en har i lönesättningen – så att det inte uppstår några oklarheter i dialogen med medarbetarna.
• Uppdatera er om kollektivavtal, lokala avtal och eventuella fackliga förhandlingar.
• Titta på hur stor lönepotten är och samordna era förslag på hur den ska fördelas.

Att genomföra en lönekartläggning är ett effektivt sätt att få en helhetsbild av lönestrukturen på arbetsplatsen och säkerställa att det inte finns några osakliga löneskillnader som beror på kön. Många verksamheter väljer därför att slutföra denna process i god tid före den årliga lönerevisionen. På detta sätt kan resultatet av kartläggningen ge en vägledning kring vilka justeringar som är aktuella inför kommande lönerevision.

Läs mer: Checklista för lönekartläggning

2. Skaffa dig en samlad bild av dina medarbetare

Hur har medarbetaren presterat i förhållande till de uppsatta målen? Hur har hen utvecklats? Lönerevisionen ska baseras på en helhetsbedömning av medarbetarens arbetsinsatser under året, och det är i den löpande dialogen med dina medarbetare som du skaffar dig det underlag du behöver.

Inte minst medarbetarsamtalet är ett sådant viktigt tillfälle till dialog, så ta stöd av dina noteringar från tidigare samtal och låt det vägleda dig i din bedömning.

3. Gör lönekriterierna tydliga

Hur bra koll har du på företagets lönekriterier? Och hur väl känner medarbetarna till dem? Lönekriterierna är ett av dina viktigaste verktyg i lönerevisionen. De talar på ett konkret plan om vad som påverkar lönen och underlättar en konsekvent bedömning och lönesättning av dina medarbetare.

Lönekriterierna definierar helt enkelt vilka prestationer, kompetenser och beteenden hos medarbetarna som är viktiga i er organisation och som ni vill premiera. Men för att lönekriterierna ska fylla sin funktion behöver de kommuniceras till medarbetarna. Se också till att ni tolkar kriterierna på samma sätt – kanske behövs en genomgång av de begrepp och definitioner som används både bland chefer och medarbetare? 

4. Vässa lönesamtalet

När förarbetet i lönerevisionen är avklarat är det dags för lönesamtalet – tillfället då du meddelar och motiverar föreslagen lön. Känns det svettigt? Då är du i gott sällskap! Genom ordentliga förberedelser finns det dock en hel del du kan göra för att maximera förutsättningarna för ett lyckat samtal.

Några gyllene regler för lönesamtalet:

• Skicka ut kallelse och underlag i god tid så att medarbetaren hinner förbereda sig.
• Sätt av generöst med tid – en timme brukar vara lagom – och välj en lugn och avskild miljö.
• Försäkra dig om att medarbetaren förstår hur lönen blev som den blev och vad hen kan göra för att påverka den framöver.
• Var lyhörd för medarbetaren och ge utrymme för egna synpunkter.
• Använd gärna en mall för lönesamtalet för att försäkra er om att inget viktigt missas. 

Läs mer: Hålla lönesamtal – checklista för dig som chef

Bonustips: Ta hjälp av smarta system för lönerevisionen

Vi vet, administrationen kring en lönerevision tenderar lätt att bli en huvudvärksframkallande historia. Kanske går åtskilliga timmar åt att sammanställa uppgifter som finns utspridda i diverse olika system – eller i värsta fall i pappersform.

Manuella inmatningar och dubbelarbete mellan chef och HR kan göra jobbet både tråkigt och tungrott. Men som tur är finns det smarta sätt att undvika onödigt krångel. Genom att digitalisera lönerevisionen kan du och dina kollegor automatisera bort många onödiga moment och spara tid – samtidigt som ni höjer kvaliteten på arbetet.

Så här smidigt fungerar det till exempel i lönerevisionsmodulen i Flex HRM – vårt webbaserade personalsystem:

• Allt du behöver för lönerevisionen på ett enda ställe – från förberedelser med skapande av potter, och chefernas arbete med att sätta nya löner, till granskning, godkännande och slutligen lönesamtal, verkställande och export till lönesystem. Eventuell retroaktiv lön hanteras också i samma smidiga flöde.
  
  
• Automatiserade kontroller säkerställer att ni håller er inom ramarna både för de fackliga kraven och verksamhetens budget – så att du själv slipper hålla reda på det.
  
  
• Graf för jämställdhet gör det enkelt att jämföra lönenivåerna mellan män och kvinnor och att se hur utfallet av lönerevisionen blir.
  
  
• Inga problem för chefer och administratörer att jobba parallellt med lönerevisionen. Med hjälp av statusrader och tydlig färggrafik har alla inblandade hela tiden stenkoll på de olika stegen, vad som är gjort och vad som återstår hela vägen in i mål.
  
  
• Smidig digital hantering av lönesamtalet. Skapa mallar och låt chef och medarbetare göra noteringar i ett lättarbetat gränssnitt direkt i systemet. Ett digitalt arkiv ger smidig tillgång till tidigare lönesamtal.

Visst låter det bra? Vårt verktyg för lönerevision är en av flera smarta funktioner i vårt HR-system Flex HRM Employee och vårt lönesystem Flex HRM Payroll. Varmt välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!