Afstem firmakortet direkte i appen

Har du et firmakort, kan du nu afstemme dine korttransaktioner direkte i den nye app til Flex HRM. Du ser, hvilke køb der venter, vælger, hvordan hvert køb skal håndteres, og opretter udlægget på få sekunder. Du behøver ikke vente, til du sidder ved computeren, for at holde styr på dine kortkøb.

Det skal være på plads

Funktionen er en del af HRM Travel & Expense og gælder den nye app til Flex HRM. For at bruge den skal du have et firmakort, og din virksomhed skal importere transaktionerne fra kortudbyderen til Flex HRM. Er det allerede sat op hos jer, dukker dine transaktioner op i appen af sig selv.

Dine kortkøb øverst i Oversigten

Øverst i Oversigten finder du kortet Firmakort. Her ser du med det samme, hvor mange køb du har tilbage at håndtere, for eksempel "19 køb at håndtere".

Når du trykker på kortet, åbner Kontokorttransaktioner, en liste over dine køb med dato, butik og beløb. Øverst er der tre filtre:

• Ikke afstemte viser køb, som du ikke har håndteret endnu.
• Afstemte viser køb, som du allerede har afstemt.
• Privatkøb viser køb, som du har markeret som private.

Vælg, hvordan købet skal afstemmes

Tryk på den transaktion, du vil afstemme. Så får du tre valg:

• Afstem automatisk: appen opretter et udlæg på den udlægskode, som din virksomhed har fastsat for den type køb. Under valget ser du, hvilken type udlæg det bliver. Valget findes, hvis din virksomhed bruger MCC-koder, altså de koder, som kortudbyderen sætter for at beskrive, hvilken type butik købet blev foretaget i.
• Afstem mod udlægskode: du vælger selv udlægskode på listen.
• Afstem som privatkøb: brug dette valg, hvis du har købt noget privat med kortet.

Sådan fungerer privatkøb

Privatkøb fungerer på samme måde i appen som i webversionen og afhænger af, hvem der har betalingsansvaret for kortregningen:

• Har virksomheden betalingsansvaret, bliver privatkøbet et fradrag.
• Har du selv betalingsansvaret, markeres transaktionen som privat, og du får ingen godtgørelse for købet.

Kontrollér og gem udlægget

Når udlægget er oprettet, ser du det med oplysningerne fra transaktionen allerede udfyldt. Kontrollér indholdet, udfyld det, der eventuelt mangler, og gem. Kontokorttransaktionen markeres derefter som afstemt.

Mindre efterarbejde sidst på måneden

Med kortafstemning i appen kan du tage dig af dine kortkøb, mens du stadig kan huske, hvad de gjaldt, uanset hvor du er. Der bliver færre køb at lede efter kvitteringer til bagefter, og din attesterende leder får komplet dokumentation hurtigere.