Har du et firmakort, kan du nå avstemme korttransaksjonene dine direkte i den nye appen for Flex HRM. Du ser hvilke kjøp som venter, velger hvordan hvert kjøp skal håndteres og oppretter utlegget på noen sekunder. Du trenger ikke vente til du sitter ved datamaskinen for å holde orden på kortkjøpene.
Dette må være på plass
Funksjonen inngår i HRM Travel & Expense og gjelder den nye appen for Flex HRM. For å bruke den må du ha et firmakort, og bedriften din må importere transaksjonene fra kortleverandøren til Flex HRM. Er dette allerede satt opp hos dere, dukker transaksjonene opp i appen av seg selv.
Kortkjøpene dine øverst i Oversikten
Øverst i Oversikten finner du kortet Firmakort. Der ser du med en gang hvor mange kjøp du har igjen å håndtere, for eksempel «19 kjøp å håndtere».
Når du trykker på kortet, åpnes Bankkorttransaksjoner, en liste over kjøpene dine med dato, butikk og beløp. Øverst finner du tre filtre:
- Ikke avstemte viser kjøp du ikke har håndtert ennå.
- Avstemte viser kjøp du allerede har avstemt.
- Privatkjøp viser kjøp du har markert som private.
Velg hvordan kjøpet skal avstemmes
Trykk på transaksjonen du vil avstemme. Da får du tre valg:
- Avstem automatisk: appen oppretter et utlegg på utleggskoden bedriften din har bestemt for den typen kjøp. Under valget ser du hvilken type utlegg det blir. Valget finnes hvis bedriften din bruker MCC-koder, altså kodene kortleverandøren setter for å beskrive hvilken type butikk kjøpet ble gjort i.
- Avstem mot utleggskode: du velger selv utleggskode i listen.
- Avstem som privatkjøp: bruk dette valget hvis du har kjøpt noe privat med kortet.
Slik fungerer privatkjøp
Privatkjøp fungerer på samme måte i appen som i webversjonen, og avhenger av hvem som har betalingsansvaret for kortfakturaen:
- Har bedriften betalingsansvaret, blir privatkjøpet et fradrag.
- Har du selv betalingsansvaret, markeres transaksjonen som privat, og du får ingen refusjon for kjøpet.
Kontroller og lagre utlegget
Når utlegget er opprettet, ser du det med opplysningene fra transaksjonen allerede fylt ut. Kontroller innholdet, fyll inn det som eventuelt mangler, og lagre. Transaksjonen markeres da som avstemt.
Mindre etterarbeid på slutten av måneden
Med kortavstemming i appen kan du ta deg av kortkjøpene mens du fortsatt husker hva de gjaldt, uansett hvor du er. Det blir færre kjøp å lete etter kvitteringer til i etterkant, og den attesterende lederen din får komplett grunnlag raskere.
