Hjemmelavede Excel-systemer og besvær med ansættelseskontrakter blev med tiden uholdbart for det hurtigt voksende Aftén Bil. Løsningen lå i personaleadministrationssystemet Flex HRM.
Hos Aftén Bil arbejder man mod et klart mål: det skal være nemt at indgå en god bilhandel. Virksomheden sælger både nye og brugte biler af mærker som Kia, Volkswagen, SEAT/CUPRA og Maxus og tilbyder desuden service og reparation på de fleste bilmærker. I dag findes der i alt ni fuldserviceanlæg i Norrort i Stockholm – og flere forventes i den nærmeste fremtid.
Jonas Engberg arbejder som HR-ansvarlig hos Aftén Bil, hvilket blandt andet indebærer, at han har det overordnede ansvar for administrationen og vedligeholdelsen af Flex HRM. Han fortæller, at virksomheden efterhånden nåede et punkt, hvor den løsning, man hidtil havde brugt til personaleadministrationen, ikke længere var tilstrækkelig.
– Vi har brugt Flex i snart et år nu og har modulerne Time, Travel, Payroll og Employee.
I takt med at vi hele tiden vokser, er det blevet tydeligt, at vi har brug for et velfungerende system – ellers er det simpelthen umuligt at holde styr på alt, hvad der vedrører medarbejderne, siger han.
Tidsrapportering, der fungerer for alle
Ét system til flere forskellige behov – Aftén Bil er et glimrende eksempel på alsidigheden i Flex HRM. Her findes nemlig en lang række forskellige medarbejdergrupper, der rapporterer deres tid på forskellige måder.
– Kontoransatte indberetter fravær, mens mekanikerne – eller teknikerne, som man kalder dem i bilbranchen – stempler ind og ud. Dem, der arbejder efter en fast vagtplan, stempler ind og får overtidsbetaling, hvis de arbejder over. Medarbejdere med uregelmæssige vagtplaner – de kan for eksempel arbejde ti dage og have fire dage fri – indberetter afvigelser. Så har vi dem, der er overtidsafløst. Så vi har faktisk alle varianter, og indtil videre er det hele kørt godt, forklarer Jonas.
– Personligt bruger jeg de forskellige funktioner meget for at kunne arbejde datadrevet og få et overblik over blandt andet sygefraværsstatistik og ligestillingsstatistik. Jeg har også glæde af organisationstræet, det er superfleksibelt, tilføjer han.
Et systemskifte kan være en udfordring, men for Aftén Bil forløb processen rigtig smidigt.
– Ja, medarbejderne kom hurtigt i gang efter nogle korte instruktioner. Jeg får overraskende få spørgsmål! Men vi fik også rigtig god hjælp under implementeringsfasen fra Flex’ egne konsulenter Christine, Alan og Tommy – det gjorde det meget nemmere!
Mange fordele ved at samle alt i ét system
Fra manuelle rutiner og spredte dokumenter til en digital platform, der samler alt ét sted – Jonas har flere eksempler på, hvordan hverdagen er blevet enklere og mere smidig med Flex HRM.
– Det er helt umuligt at holde styr på det hele i et hjemmelavet Excel-system med det tempo, vi har nu. Jeg ansætter stort set en person om dagen, og så er det ikke muligt at administrere alle aftaler på den måde. Da jeg startede, var det jo analoge kontrakter, der skulle sendes med posten og scannes frem og tilbage, og det var selvfølgelig ret besværligt. Funktionen til e-signering er et godt eksempel på noget, der har gjort vores arbejde lettere.
Jonas forklarer, at der også let opstod fejl i forbindelse med ansættelseskontrakterne, f.eks. at man ved en fejl tog det forkerte bilag med det forkerte organisationsnummer. Men nu, hvor alt er klart struktureret i Flex HRM, er det nemt at gøre det rigtigt. Han fremhæver også det brugervenlige adgangsrettighedssystem, hvor man nemt kan opdatere for eksempel, hvem der er chef, og at det nu er betydeligt nemmere at tilføje afdelinger og selskaber. De smidige oversigtsvisninger på startsiden er også et stort plus, ifølge Jonas.
– Jeg kan straks se, hvad der skal gøres i min arbejdsgang, når jeg logger ind. Det er nemmere at holde styr på tingene, da informationen ikke kommer ind via forskellige kanaler, som f.eks. papirpost eller e-mail.
Praktisk og sikker håndtering af lønsedler via appen
Et vigtigt spørgsmål for mange virksomheder – ikke mindst ud fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt – er, hvordan man skal håndtere udsendelsen af lønsedler. For Aftén Bil blev løsningen appen Flex HRM Mobile.
– Det er meget praktisk, at alle medarbejdere har adgang til deres lønsedler i appen, og det er selvfølgelig en forudsætning, at vi kan håndtere dette på en sikker måde, forklarer han.
Afslutningsvis spørger vi Jonas, hvordan det har fungeret, når han og kollegerne har haft brug for en hjælpende hånd fra Flex.
– Jeg er glad for Flex’ support! Der er nogle der, som startede samtidig med mig, så vi har lært det sammen. De giver altid tilbagemelding, hvis man har spørgsmål, og svarer, når de skal, og jeg synes ofte, at de overgår ens forventninger. Der er ingen lang ventetid, man kan vælge, hvilket område man har brug for hjælp til, og de kan besvare langt de fleste spørgsmål med det samme, så det er fantastisk!
Om Aftén Bil
Aftén Bil er autoriseret forhandler og værksted for førende mærker som Volkswagen, SEAT, CUPRA, Kia og Maxus og har ni fuldserviceanlæg og dækcentre i Norrort, Stockholm. Med en komplet løsning, der blandt andet omfatter salg, værksted og reservedele, er deres mål at hjælpe kunden til en tryggere bilhandel. De er produktspecialister og hjælper kunderne med alt fra værdiansættelse, finansiering og leasing af biler til rådgivning om køretøjsafgift, forsikring og service.
