En skalerbar løsning, der nemt kan tilpasses til forskellige virksomheders behov. Klara Consulting er et af mange lønbureauer, der har valgt Flex HRM for at hjælpe sine kunder med at sikre den rigtige løn til tiden. Gruppeleder Malin Pettersson fortæller mere om, hvad der gør systemet til det perfekte match for bureauet.
Klara Consulting er et konsulentfirma, der med sine outsourcingtjenester inden for regnskab, løn, forretningsrådgivning og revision hjælper virksomheder med at frigøre tid og fokusere på det, de er bedst til. Med 17 kontorer spredt over hele Sverige har de i dag cirka 400 medarbejdere, og koncernen er også repræsenteret i Finland og Norge. Virksomheden har autoriserede lønkonsulenter og regnskabskonsulenter, der er certificeret i Flex Applications’ produkter.
Her arbejder Malin Pettersson som gruppeleder for implementeringsteamet inden for forretningsområdet løn. Hun har ansvaret for, at kunderne arbejder med smarte systemløsninger, og at hendes team arbejder effektivt med deres lønopgaver.
– Jeg arbejder tæt sammen med både vores kunder og vores kolleger for at sikre, at vores systemstøtte fungerer, er tilfredsstillende og effektiv for både kunden og lønkonsulenten. Jeg leder også opstarten og systemopsætningen for vores nye kunder inden for lønområdet, fortæller hun.
Derfor faldt valget på Flex HRM
Malin og hendes team hos Klara Consulting har arbejdet med Flex-systemet i mange år.
– Vi har arbejdet med Flex-systemet, lige siden jeg startede hos Klara Consulting for 15 år siden, og i begyndelsen arbejdede vi med Flex Classic Tid og Flex Classic Res. Vi begyndte at bruge Classic af samme grund, som vi i dag bruger Flex HRM – fordi vi gerne vil give vores kunder en enkel måde at indberette de data, der kræves for at kunne udbetale korrekte lønninger.
Malin fortæller, at der i dag er helt andre muligheder i systemet, men at grundprincippet er det samme nu som dengang.
Med Flex HRM har vi kunnet finde de løsninger, vi har brug for, for at kunne skabe en kvalitetssikret og effektiv proces.
– Med Flex HRM kan vi tilbyde et system, der gør lønprocessen mere kvalitativ – og skabe de rette forudsætninger for både vores kunder og vores konsulenter. Man skal aldrig undervurdere papir og pen, Excel og lommeregneren – men hold da op, hvor meget sjovere og udviklende det er at arbejde med gode værktøjer og systemer, tilføjer hun.
Siden starten med Flex Classic har Malin Pettersson været både proces- og systemansvarlig for modulerne, og Klara Consulting var også med som pilotkunde, da Flex udviklede lønsystemet Flex HRM Payroll.
– Vi er meget tilfredse med Flex HRM, men som det altid er med systemer, er der ting,
, man foretrækker, og visse ting, man savner. Men det, der passer bedst til os og vores kunder
ved Flex HRM, er, at der er store muligheder for at opbygge og
håndteringer, der ikke følger standarden, og at det ikke er låste funktioner, men at der er mulighed for at bygge op fra bunden. Det har hjulpet os med at finde de løsninger, vi har brug for, for at kunne skabe en kvalitetssikret og effektiv proces.
Bruger Flex HRM som helhedsløsning
Med over 15 års erfaring med Flex har Malin og hendes team også udviklet en dybdegående forståelse for, hvordan systemet fungerer.
– Vi bruger Flex HRM som en helhedsløsning for vores kunder, og det omfatter forsystemer, lønsystemer og HR-systemer. Vi arbejder med alle Flex-moduler, og flere dele af vores koncern bruger også Flex HRM som system over for deres kunder.
Når teamet skal opsætte systemet for en ny kunde, tilføjes de forskellige dele gradvist.
– Vi arbejder med Flex HRM som et skalerbart system til vores kunder, hvor vi oftest starter med Time, Travel og Payroll. Derefter hjælper vi kunden gennem forandringsprocessen ved at omstrukturere den eksisterende opsætning, men tilføjer også komponenter som f.eks. lønrevision, statistik eller lønkortlægning. Vi følger altså kunden gennem hele året, da vi ønsker at hjælpe dem med alt, hvad der sker i løbet af året.
Teamet er også med til at teste nye systemmoduler, der lanceres i Flex HRM, fortæller Malin.
– Vi har altid nogle kunder, der får lov til at være pilotkunder sammen med os. For eksempel har vi i samarbejde med Flex udarbejdet en migreringsmodel, så vi kan tilbyde vores kunder at skifte fra Flex Lön Classic til Flex HRM Payroll, hvilket minimerer arbejdstiden med cirka 40 procent og sikrer, at alle data overføres. Det er en win-win-situation – kunderne får en smidig overgang, og de kan derefter arbejde med det system og den lønadministration, som vi selv ønsker at arbejde med.
Nemt at skræddersy systemet til forskellige behov
Da Klara Consulting arbejder med mange forskellige kunder, hvis forretningsgange ser forskellige ud, er det helt afgørende med et system, hvor det er muligt at tilpasse moduler og funktioner på en fleksibel måde, fortæller Malin.
– Den vigtigste fordel for os som outsourcingbureau, der arbejder med skræddersyede løsninger til vores kunder, er at bruge et system, der kan skaleres efter behov. At systemet har en fleksibel opbygning, der gør det muligt at udvikle automatiserede løsninger, er også vigtigt for, at vi kan imødekomme vores kunders behov. Sådanne løsninger kan omfatte alt fra at generere en speciel rapport til at automatisere optjening af kompensation på helligdage.
På spørgsmålet om, hvordan det fungerer at få hjælp fra Flex, når der er brug for det, fortæller Malin, at hun mener, at adgangen til mere avanceret systemsupport kunne forbedres. Samtidig tilføjer hun, at samarbejdet generelt fungerer godt, og at hun og hendes kolleger altid kan fremsætte synspunkter og ideer til Flex for at finde nye smarte løsninger og forbedringer.
Malin fortæller videre, at Flex HRM giver hendes team en stor mulighed for at arbejde sammen med kunderne i ét og samme system.
– Det giver kunden en større følelse af kontrol. Det faktum, at vi har det samme system, men er ansvarlige for forskellige dele af systemet, giver både os og kunden et bedre overblik over personaledata og automatisering af opgaver, og det letter kommunikationen mellem alle involverede, forklarer hun og tilføjer:
– Det er også sjovt, at kunderne bliver en del af vores arbejde, det vil sige, at vi kan skabe en proces uden mellemled, unødvendige e-mails og manuelt arbejde. Vi arbejder i det samme system og har adgang til de samme oplysninger!
Om Klara Konsulting
Klara Consulting er en flerfoldigt prisbelønnet koncern, et systemuafhængigt og førende løn- og regnskabsbureau, der støtter små, mellemstore og voksende virksomheder i deres økonomiske processer. Ved at forstå deres kunders prioriteter, styrker og forudsætninger i dybden hjælper de
med at opbygge stærke virksomheder. Med omkring 400 medarbejdere og over 4.500 kunder stræber de efter at tiltrække, udvikle og fastholde branchens største talenter. Sammen skaber de unikke tilbud til kunder og medarbejdere inden for digitalisering og økonomistyring.
