Kvitton har en märklig förmåga att ställa till med problem. De gömmer sig i jackfickor, försvinner i tvättmaskinen och dyker upp oläsliga tre veckor senare. Och så ska de tydas och (håll tummarna) registreras på rätt sätt. Men lyckligtvis finns det ett smartare sätt. Få koll på hur kvittoskanning funkar och hur det gör utläggshanteringen både säkrare och smidigare.
Först och främst: vad innebär kvittoskanning?
Kort förklarat är kvittoskanning en digital funktion som tolkar informationen på ett kvitto och för över relevanta uppgifter till ett utlägg eller en reseräkning. Vanligtvis handlar det om detaljer såsom datum, belopp och moms, alltså sådant som annars måste fyllas i för hand.
Det enda du behöver göra är att fota kvittot med mobilen eller ladda upp en bild eller PDF. Därefter läser systemet av innehållet och föreslår de uppgifter som behövs för att skapa ett korrekt utlägg. Sedan är det bara att kontrollera att allt stämmer och skicka vidare utlägget för granskning och attest (exempelvis av närmaste chef eller ekonomiavdelningen).
Utmaningarna med traditionell utläggshantering – och hur kvittoskanning löser dem
Traditionell kvittohantering bygger ofta på att medarbetare sparar fysiska kvitton och registrerar dem i efterhand. Och det är problematiskt på flera sätt. För det första tar det tid. Varje kvitto ska letas fram, tolkas, matas in och kopplas till rätt typ av utlägg. För det andra ökar risken för fel när uppgifter fylls i manuellt. Ett datum kan bli fel, momsen kan missas eller fel utläggskod kan väljas, för att nämna några exempel.
Sist men inte minst är det lätt att utlägget hamnar på vänt. I stället för att registrera det direkt när det händer skjuts det upp till något man tänker att man löser sen. Och det här spelar roll inte bara för den som har haft ett utlägg. Även för chefer, ekonomiavdelning och löneadministration blir det mer att jaga in, rätta upp och komplettera i efterhand.
När kvittohanteringen blir digital och mer självgående händer något ganska viktigt: tröskeln för att faktiskt göra utlägget direkt blir mycket lägre – samtidigt som automatiserade flöden minskar risken för att något tappas bort på vägen eller registreras på fel sätt.
Varför kvittoskanning är en win-win:
- Du sparar tid eftersom systemet hämtar ut alla relevanta uppgifter automatiskt.
- Du minskar risken för felregistreringar eftersom datum, belopp, moms och leverantör inte behöver skrivas in manuellt.
- Du får bättre kvalitet och mer kompletta underlag från start – vilket i sin tur betyder mindre merjobb vid granskning och attest.
- Du slipper kvittohögar och borttappade underlag eftersom hanteringen blir digital direkt från start.
Läs mer: Guide: Så förenklar ni företagets utläggshantering
Från krånglig handpåläggning till smidiga flöden med Flex HRM Travel & Expense
I Flex HRM Travel & Expense kan du hantera dina kvitton precis lika smidigt i appen som på webben. Fota kvittot direkt i appen, välj en bild från galleriet eller ladda upp en PDF. Sedan tar AI-agenten Flexie vid och assisterar dig hela vägen in i mål.
Hur det funkar i korthet:
- Flexie läser av kvittot och plockar ut uppgifter som belopp, datum och leverantör. Du behöver bara granska, justera om det skulle behövas och skicka in. Kort sagt: bifoga, kontrollera, klart!
- Behöver ni också kunna hålla koll på representation? Då går det att lägga till sådant som syfte, deltagare och dricks direkt i flödet. Värdefullt, eftersom just de där detaljerna har en tendens att försvinna ur minnet ganska snabbt.
- Använder du Flexie i appen kan du även få hjälp att hitta rätt utläggskod utifrån informationen på kvittot. Ett hotellkvitto kan till exempel kopplas till logi och ett restaurangkvitto till representation. Mindre att välja själv = mindre risk för fel.
- Behöver du kolla av status? Då går det att fråga Flexie om dina registrerade utlägg, vad som väntar på utbetalning eller om något behöver kompletteras innan det går vidare för granskning.
Vill du och dina kollegor minska manuellt krångel och göra det enklare att registrera utlägg direkt när de uppstår? Kontakta oss, så berättar vi mer om hur Flex HRM Travel & Expense skulle funka i just er verksamhet.
Vanliga frågor
Vad är kvittoskanning?
Kvittoskanning är en digital funktion som läser av information från ett kvitto och för över uppgifter som datum, belopp, moms och leverantör till ett utlägg eller en reseräkning.
Vilka problem löser kvittoskanning?
Kvittoskanning minskar tröskeln för att registrera utlägg direkt, medan kvittot fortfarande finns nära till hands. Du slipper borttappade kvitton, minskar risken för felskrivningar och gör det enklare att få med rätt uppgifter från början. Kort och gott: mindre manuellt krångel och ett både smidigare och säkrare flöde hela vägen från registrering till granskning och attest.
Kan man slänga papperskvittot efter kvittoskanning?
Ja, om kvittot har digitaliserats på rätt sätt. Sedan den 1 juli 2024 får papperskvitton normalt slängas så snart räkenskapsinformationen har förts över till en digital handling, förutsatt att överföringen sker säkert och att informationen inte riskerar att ändras eller försvinna. Se också till att hela kvittot kommer med, till exempel datum, belopp, moms och vad köpet avser, och att den digitala kopian sparas enligt gällande arkiveringskrav.
Hur fungerar kvittoskanning i Flex HRM?
I Flex HRM kan användaren fota eller ladda upp ett kvitto i appen eller på webben. AI-agenten Flexie läser av uppgifterna, föreslår rätt information och hjälper dig vidare i utläggsflödet.
Kan man hantera representation också?
Självklart! När du registrerar representation kan du lägga till syfte, deltagare och dricks direkt i flödet. Praktiskt, eftersom just de detaljerna lätt glöms bort i efterhand.
