Vad är ett medarbetarsamtal?
Ett medarbetarsamtal är ett planerat samtal mellan chef och medarbetare om arbetssituation, prestation, utveckling och mål. Samtalet ger möjlighet att följa upp den gångna perioden och blicka framåt mot nya mål och utvecklingsbehov. Medarbetarsamtal genomförs ofta regelbundet och är en viktig del av dialogen mellan chef och medarbetare.
Vad pratar man om på ett medarbetarsamtal?
Innehållet behöver anpassas efter verksamheten, rollen och medarbetarens situation. Vanliga områden är:
- arbetsuppgifter och ansvarsområden
- mål och resultat
- trivsel och arbetssituation
- samarbete och relationer
- återkoppling mellan chef och medarbetare
- kompetens och utvecklingsbehov
- framtida mål och prioriteringar
- behov av stöd eller förändringar
Samtalet ger både chef och medarbetare möjlighet att lyfta frågor. Det bör alltså inte enbart handla om chefens bedömning av medarbetaren.
Så fungerar ett medarbetarsamtal
Ett medarbetarsamtal består vanligtvis av förberedelse, själva samtalet och uppföljning.
Inför samtalet kan chef och medarbetare få möjlighet att reflektera över exempelvis mål, resultat, arbetssituation och utveckling. Under mötet går ni tillsammans igenom den gångna perioden och diskuterar vad som fungerar bra, vad som behöver förändras och vad som ska prioriteras framåt.
Exempel: En medarbetare och chef följer upp de mål som sattes vid föregående samtal. De konstaterar att medarbetaren har tagit ett större ansvar inom ett visst område och vill utvecklas vidare. Tillsammans kommer de överens om ett nytt mål och en utbildningsinsats. Överenskommelsen dokumenteras och följs upp vid kommande avstämningar.
Varför är medarbetarsamtal viktiga?
Ett bra medarbetarsamtal skapar utrymme för frågor som lätt kan hamna i skymundan i det dagliga arbetet. Chefen får bättre förståelse för medarbetarens situation och ambitioner, samtidigt som medarbetaren får återkoppling och möjlighet att påverka sin utveckling.
Regelbundna samtal kan bland annat bidra till att:
- tydliggöra mål och förväntningar
- fånga upp behov och problem
- ge och få återkoppling
- identifiera utvecklings- och kompetensbehov
- skapa individuella utvecklingsmål
- följa upp tidigare överenskommelser
- stärka dialogen mellan chef och medarbetare
För HR kan dokumenterade samtal också ge bättre förutsättningar för att arbeta strukturerat med exempelvis kompetensutveckling och uppföljning.
Hur ofta bör man ha medarbetarsamtal?
Många organisationer genomför ett mer omfattande medarbetarsamtal en gång per år. Det behöver däremot inte innebära att frågor om mål, prestation och utveckling bara diskuteras vid ett enda tillfälle.
Kortare och mer regelbundna avstämningar gör det möjligt att följa upp mål och utvecklingsplaner under året och ta tag i frågor när de uppstår.
Hur ofta samtalen ska genomföras kan också påverkas av kollektivavtal, interna riktlinjer och verksamhetens arbetssätt.
Vad är skillnaden mellan medarbetarsamtal och lönesamtal?
Medarbetarsamtalet har ett bredare fokus på exempelvis arbetssituation, prestation, mål och utveckling. Lönesamtalet fokuserar på medarbetarens lön och hur den förhåller sig till exempelvis prestation och företagets lönekriterier.
Samtalen kan ha kopplingar till varandra, men genomförs ofta separat.
Läs även: Vad är lönerevision?
Medarbetarsamtal som grund för utveckling
En viktig del av medarbetarsamtalet är att blicka framåt. Om samtalet visar att medarbetaren behöver utveckla en viss kompetens bör det mynna ut i konkreta aktiviteter snarare än stanna vid en ambition.
Det kan exempelvis handla om:
- utbildning eller kurs
- nya eller utökade arbetsuppgifter
- mentorskap
- deltagande i ett projekt
- kunskapsutbyte med kollegor
- nya ansvarsområden
Genom att dokumentera vad ni kommer överens om blir det också enklare att följa upp utvecklingen vid nästa samtal eller avstämning.
Hur kan HR skapa en tydlig process för medarbetarsamtal?
En gemensam struktur gör det enklare för chefer att genomföra samtalen på ett konsekvent sätt och för HR att följa upp att de faktiskt blir av.
Det kan exempelvis innebära att ni har:
- en gemensam samtalsmall
- en tydlig tidplan
- definierade roller och ansvar
- stöd för mål och utvecklingsplaner
- rutiner för dokumentation
- regelbunden uppföljning under året
Ett digitalt HR-system kan samla samtalsunderlag, mål och överenskommelser på samma ställe och göra det lättare att följa utvecklingen över tid.
Samla samtal, mål och utveckling på ett ställe
Med Flex HRM Employee kan ni skapa egna mallar för medarbetarsamtal, dokumentera samtalen och arbeta vidare med individuella mål och utvecklingsplaner. Det ger både chef, medarbetare och HR bättre möjligheter att följa upp det ni har kommit överens om.
Vanliga frågor om medarbetarsamtal
Är medarbetarsamtal obligatoriska?
Det finns inget generellt lagkrav på att alla arbetsgivare måste genomföra medarbetarsamtal. Krav kan däremot följa av exempelvis kollektivavtal eller arbetsgivarens egna riktlinjer.
Hur förbereder man sig inför ett medarbetarsamtal?
Både chef och medarbetare bör få möjlighet att förbereda sig. Det kan handla om att gå igenom tidigare mål och överenskommelser och fundera över resultat, arbetssituation, återkoppling och utvecklingsbehov.
Vem dokumenterar medarbetarsamtalet?
Det beror på organisationens arbetssätt. Det viktiga är att det är tydligt vad som ska dokumenteras, vem som ansvarar för det och hur informationen får användas och lagras.
Ska lön diskuteras på medarbetarsamtalet?
Lön kan komma upp, men många organisationer skiljer på medarbetarsamtal och lönesamtal. Det gör det möjligt att ge frågor om utveckling respektive lön ett tydligare fokus.
Vad händer efter medarbetarsamtalet?
Mål, aktiviteter och andra överenskommelser bör följas upp under året. På så sätt blir medarbetarsamtalet en del av ett löpande utvecklingsarbete snarare än en enskild årlig aktivitet.