Vad är kostnadsersättning?
Kostnadsersättning är en separat ersättning vid sidan av lönen som arbetsgivaren betalar för kostnader en anställd har haft i arbetet. Det kan exempelvis vara traktamente, bilersättning eller ersättning för andra utgifter i tjänsten. Hur ersättningen beskattas beror på vilken typ av kostnad det gäller och om villkoren för skattefri ersättning är uppfyllda.
Vilka kostnadsersättningar kan en anställd få?
Kostnadsersättning kan bli aktuell när en anställd har kostnader som uppstår på grund av arbetet. Några vanliga exempel är:
- traktamente vid tjänsteresor
- bilersättning vid tjänsteresor med egen bil
- ersättning för vissa andra reskostnader
- ersättning för exempelvis telefonsamtal eller andra utgifter i tjänsten
Vilka skatteregler som gäller varierar mellan olika typer av ersättningar. Vissa kostnadsersättningar kan under särskilda förutsättningar betalas ut skattefritt, medan andra ska redovisas och beskattas.
Så fungerar kostnadsersättning
När en medarbetare har haft en kostnad i arbetet behöver arbetsgivaren bedöma vilken typ av kostnad det handlar om och hur den ska ersättas.
För vissa kostnader finns schablonbelopp som avgör hur stor ersättning som kan betalas ut skattefritt. Det gäller exempelvis traktamente och bilersättning. Om ersättningen överstiger den skattefria nivån ska den överskjutande delen normalt hanteras som lön.
Exempel: Du använder din privata bil för en tjänsteresa. Arbetsgivaren betalar bilersättning för resan. Om förutsättningarna för skattefri bilersättning är uppfyllda kan ersättning upp till Skatteverkets aktuella schablonbelopp betalas ut utan skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
När är kostnadsersättning skattefri?
Det beror på vilken ersättning det gäller och vilka villkor som är uppfyllda.
Traktamente och bilersättning kan exempelvis betalas ut skattefritt upp till de schablonbelopp som Skatteverket fastställer, förutsatt att övriga villkor är uppfyllda. Arbetsgivaren ska då inte göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter på den skattefria delen.
Om ersättningen överstiger det skattefria schablonbeloppet ska den överskjutande delen normalt behandlas som lön.
Eftersom schablonbeloppen kan förändras är det bra att alltid kontrollera aktuella belopp hos Skatteverket.
Vad är skillnaden mellan kostnadsersättning och utlägg?
Begreppen används ibland som om de betydde samma sak, men det finns en viktig skillnad.
Vid ett utlägg betalar medarbetaren tillfälligt en kostnad som egentligen är arbetsgivarens. När arbetsgivaren betalar tillbaka beloppet får medarbetaren alltså tillbaka pengar som har lagts ut för företagets räkning.
En kostnadsersättning är i stället en ersättning för en kostnad som den anställda själv har haft i tjänsten. Det kan exempelvis vara traktamente eller bilersättning. Skillnaden har betydelse bland annat för hur ersättningen ska hanteras skattemässigt och hur moms kan behandlas.
Läs även: Vad är utlägg?
Är traktamente en kostnadsersättning?
Ja. Traktamente är en kostnadsersättning som arbetsgivaren kan betala för ökade levnadskostnader som uppstår under en tjänsteresa, exempelvis ökade kostnader för måltider, småutgifter och logi.
För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt behöver vissa villkor vara uppfyllda. Bland annat ställs krav på tjänsteresans längd, övernattning och avstånd från den vanliga verksamhetsorten. Ersättningen behöver också hålla sig inom de schablonbelopp som gäller.
Läs även: Vad är traktamente?
Är bilersättning en kostnadsersättning?
Ja. När en anställd använder sin privata bil för tjänsteresor kan arbetsgivaren betala bilersättning. Under vissa förutsättningar kan ersättningen betalas ut skattefritt upp till Skatteverkets aktuella schablonbelopp.
Reglerna skiljer sig beroende på exempelvis om resan görs med egen bil eller förmånsbil. Eftersom både villkor och schablonbelopp kan förändras bör aktuella regler alltid kontrolleras hos Skatteverket.
Hur hanteras kostnadsersättningar i lönen?
Kostnadsersättningar kan betalas ut tillsammans med lönen, men behöver hanteras utifrån vilken typ av ersättning det är och om den är skattefri eller skattepliktig.
Skattefria kostnadsersättningar ska inte ingå i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. De kan däremot läggas till den nettolön som betalas ut till den anställda.
Om en del av ersättningen är skattepliktig behöver den hanteras enligt de regler som gäller för den aktuella ersättningen.
Vad behöver arbetsgivare och lön ha koll på?
Kostnadsersättningar kan påverka både lönehantering, skatt och rapportering. Det är därför viktigt att arbetsgivaren har tydliga rutiner och rätt underlag för ersättningen.
Det innebär bland annat att ha koll på:
- vilken typ av kostnad medarbetaren har haft
- om ersättningen kan betalas ut skattefritt
- vilka villkor som behöver vara uppfyllda
- aktuella schablonbelopp
- vilka underlag som behöver finnas
- om någon del ska behandlas som lön
- hur ersättningen ska rapporteras och betalas ut
För traktamente, bilersättning och andra reserelaterade ersättningar kan ett digitalt reseräkningssystem hjälpa till att hålla ihop registrering, beräkning, attest och vidare hantering. Flex HRM Travel & Expense har exempelvis stöd för traktamenten, milersättning och utlägg.
Förenkla hanteringen av resor och ersättningar
Med Flex HRM Travel & Expense kan ni samla hanteringen av tjänsteresor, traktamenten, milersättning och utlägg i ett digitalt flöde. Systemet hjälper till med beräkningar och låter uppgifterna gå vidare från registrering och attest till lön och ekonomi.
Läs mer om Flex HRM Travel & Expense
Vanliga frågor om kostnadsersättning
Är kostnadsersättning lön?
Kostnadsersättning betalas separat från lönen för kostnader som den anställda har haft i arbetet. Vissa kostnadsersättningar kan betalas ut skattefritt om villkoren är uppfyllda. Om exempelvis traktamente eller bilersättning överstiger den skattefria nivån ska den överskjutande delen normalt hanteras som lön.
Är kostnadsersättning skattefri?
Inte alltid. Det beror på vilken kostnadsersättning det gäller och vilka förutsättningar som är uppfyllda. Traktamente och bilersättning kan exempelvis vara skattefria upp till fastställda schablonbelopp.
Är traktamente en kostnadsersättning?
Ja. Traktamente är en kostnadsersättning för ökade levnadskostnader som kan uppstå vid en tjänsteresa. Om villkoren är uppfyllda kan traktamente betalas ut skattefritt upp till gällande schablonbelopp.
Vad är skillnaden mellan kostnadsersättning och utlägg?
Vid ett utlägg betalar medarbetaren tillfälligt en kostnad för arbetsgivarens räkning. Kostnadsersättning avser i stället ersättning för kostnader som den anställda själv har haft i tjänsten. Skillnaden kan påverka både skatte- och momshanteringen.
Behövs underlag för kostnadsersättning?
Arbetsgivaren behöver tillräckliga uppgifter för att kunna bedöma vilken ersättning det gäller och hur den ska hanteras. Vilka underlag som krävs beror på typen av kostnadsersättning. För tjänsteresor kan det exempelvis behövas uppgifter om resans syfte, tid och destination för att bedöma rätten till skattefri ersättning.