Körjournal

Vad är en körjournal?

En körjournal är en löpande dokumentation av de resor som görs med ett fordon. Den visar när och var bilen har körts, hur lång varje resa var och om resan gjordes privat eller i tjänsten. För tjänsteresor bör också resans syfte framgå.

Körjournalen kan föras på papper, i ett kalkylblad, i ett rese- och utläggssystem eller registreras elektroniskt. En elektronisk lösning kan registrera körningen automatiskt, men föraren kan fortfarande behöva komplettera med exempelvis resans syfte, besökt kund eller typ av resa.

Det finns inte ett enda lagstadgat standardformat som alla körjournaler måste följa. Däremot behöver underlaget vara tillräckligt tydligt och tillförlitligt för det ändamål det ska användas till.

Vad ska en körjournal innehålla?

En körjournal bör ge en sammanhängande bild av fordonets användning under året. Enligt Skatteverket ska mätarställningen vid årets början och slut finnas med. För varje resa bör följande dokumenteras:

bilens registreringsnummer och aktuellt år
datum för resan
mätarställning vid resans start och slut
antal körda kilometer
adress eller plats där resan började och slutade
om resan var privat eller gjordes i tjänsten
ärende eller syfte med tjänsteresan
besökta platser, företag eller kontaktpersoner vid tjänsteresor
vem som körde bilen
uppgifter om tankning eller laddning när de behövs för beräkningar och uppföljning

Noteringen ”kundbesök” kan vara för vag om det inte går att förstå vilken kund eller vilket ärende resan gällde. Ett tydligt syfte gör underlaget lättare att granska och minskar behovet av kompletteringar.

När behövs en körjournal?

En körjournal är relevant när ett företag behöver kunna visa hur ett fordon har använts. Den är särskilt viktig när privata resor och tjänsteresor behöver skiljas åt eller när körningen ligger till grund för ersättning, förmån eller avdrag.

Företagets bil används lite privat

För att bilförmån inte ska uppstå får arbetsgivarens bil användas privat vid högst 10 tillfällen och köras högst 100 mil privat under kalenderåret. Båda gränserna måste vara uppfyllda. Resor mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen räknas normalt som privata resor. En noggrann körjournal kan användas för att visa hur bilen faktiskt har använts. Skatteverket

Förmånsbilen körs minst 3 000 mil i tjänsten

Om en anställd kör minst 3 000 mil i tjänsten med förmånsbil under ett kalenderår kan arbetsgivaren beräkna bilförmånsvärdet till 75 procent av fullt värde, förutsatt att villkoren är uppfyllda. Körjournalen blir då ett viktigt underlag för att styrka tjänstekörningen.

Arbetsgivaren betalar drivmedlet

När arbetsgivaren betalar drivmedlet till en förmånsbil ska den anställda beskattas för det drivmedel som avser privata resor. Körjournalen används för att fördela körningen mellan privat användning och tjänstekörning. Om tillräckligt underlag saknas kan den anställda beskattas för allt drivmedel som arbetsgivaren har betalat.

Trängselskatt och infrastrukturavgifter

Om arbetsgivaren betalar trängselskatt eller infrastrukturavgift för privata resor med förmånsbil är det en skattepliktig förmån. Uppgifterna i körjournalen kan användas tillsammans med Transportstyrelsens beslut för att skilja privata passager från passager i tjänsten.

Körjournal och milersättning

Körjournal och milersättning hör ofta ihop, men betyder inte samma sak. Körjournalen dokumenterar hur bilen har använts. Milersättningen är den ersättning som arbetsgivaren kan betala när en medarbetare använder egen bil eller, under vissa förutsättningar, förmånsbil vid en tjänsteresa.

För inkomstår 2026 är schablonen för skattefri bilersättning:

egen bil: 25 kronor per mil
förmånsbil som inte drivs helt med el: 12 kronor per mil
helt eldriven förmånsbil: 9,50 kronor per mil

Beloppen kan ändras och bör kontrolleras mot Skatteverkets aktuella information inför utbetalning.

Läs mer om bilersättning i Flex Wiki.

Vad är skillnaden mellan en manuell och en elektronisk körjournal?

Manuell körjournal

En manuell körjournal fylls i av föraren, exempelvis på papper eller i ett kalkylblad. Den kan fungera bra vid få resor, men kräver att uppgifterna registreras regelbundet och korrekt. Om resan dokumenteras långt i efterhand ökar risken för glömda körningar, felaktiga mätarställningar och otydliga syften.

Elektronisk eller digital körjournal

En elektronisk körjournal registrerar normalt körningarna automatiskt med hjälp av en enhet i bilen eller en digital tjänst. Beroende på lösning kan föraren markera resan som privat eller i tjänsten och komplettera den med syfte, kund eller projekt.

Uppgifterna behöver fortfarande granskas så att körjournalen är fullständig och korrekt.

Fördelar med en digital körjournal

mindre manuell registrering för föraren
färre missade resor och mätarställningar
enklare separation mellan privata resor och tjänsteresor
snabbare underlag för attest och milersättning
bättre spårbarhet vid kontroll och uppföljning
möjlighet att föra godkända uppgifter vidare till lön och bokföring

Körjournal och GDPR – vad behöver arbetsgivaren tänka på?

En elektronisk körjournal kan innehålla personuppgifter, exempelvis vem som körde bilen, tider och platser. Arbetsgivaren behöver därför ha ett tydligt ändamål med behandlingen, en rättslig grund och rutiner för vilka uppgifter som samlas in, vem som får tillgång till dem och hur länge de sparas.

Integritetsskyddsmyndigheten har bedömt att GPS-positionering för elektroniska körjournaler kan användas utan att föraren först lämnar sitt samtycke, om villkoren är uppfyllda. Systemet får bland annat inte samla in fler uppgifter än vad som behövs. Arbetsgivaren bör informera medarbetarna tydligt och ge privata resor ett rimligt integritetsskydd. Integritetsskyddsmyndigheten

Så skapar ni en fungerande rutin för körjournal

Bestäm vad körjournalen ska användas till, exempelvis milersättning, bilförmån, drivmedelsförmån eller fordonsuppföljning.
Fastställ vilka uppgifter som ska registreras och vem som ansvarar för att de blir kompletta.
Gör det enkelt för föraren att markera privat resa eller tjänsteresa och ange ett tydligt syfte.
Låt ansvarig chef eller administratör granska avvikelser och saknade uppgifter regelbundet.
Koppla godkända tjänsteresor till reseräkning, milersättning, lön och bokföring där det är relevant.
Dokumentera behörigheter, integritetsinformation och lagringstid.
Kontrollera regelbundet att körjournalen stämmer mot mätarställning, drivmedel och andra relevanta underlag.

Vanliga misstag i körjournalen

Resor registreras i efterhand och viktiga uppgifter glöms bort.
Resans syfte anges för allmänt, exempelvis bara ”möte”.
Mätarställningen saknas eller går inte ihop över tid.
Resor mellan bostad och ordinarie arbetsplats registreras som tjänsteresor.
Privata resor saknas trots att bilen har använts privat.
Olika förare beskriver samma typ av resa på olika sätt.
Elektroniskt registrerade resor granskas aldrig.
För många personer har tillgång till detaljerade positionsuppgifter.

Vad bör man tänka på när man väljer körjournal?

Bedöm bland annat:

om resor kan registreras automatiskt och kompletteras manuellt
hur enkelt tjänsteresor och privata resor kan skiljas åt
om datum, sträcka, start- och slutadress samt resans syfte dokumenteras
hur förarnas personuppgifter och privata resor skyddas
om körjournalen kan kopplas till reseräkning, milersättning och lön
möjligheter till attest, uppföljning och rapportering
hur lösningen fungerar i mobilen
om den kan hantera flera förare, fordon och bolag

Hur kan körjournalen hanteras i Flex HRM?

I Flex HRM Travel & Expense kan medarbetaren hantera körjournal och milersättning som en del av det sammanhängande flödet för resor och utlägg. Körningen kan registreras med stöd för tjänstebil och privatbil, och det finns stöd för hantering av drivmedelsförmån.

Den som vill minska den manuella hanteringen kan spela in bilresan i Flex HRM-appen. Systemet håller reda på bland annat restid och körsträcka, och uppgifterna kan användas i processen fram till ersättning och lön. Det ger både medarbetare och administratörer ett tydligare underlag med färre manuella steg.

Läs mer om Flex HRM Travel & Expense.

Vanliga frågor om körjournal

Är det lag på att föra körjournal?

Det finns inget generellt krav på ett bestämt format. Däremot behöver den som vill styrka hur ett fordon har använts kunna visa ett tillförlitligt underlag. En löpande och noggrant förd körjournal är ett vanligt och rekommenderat sätt att göra det.

Måste alla resor finnas med?

För att ge en sammanhängande bild bör körjournalen omfatta alla körningar, både privata resor och tjänsteresor. För privata resor behöver normalt inte samma uppgifter om ärende eller besökta kontakter anges.

Räknas resan mellan hemmet och jobbet som tjänsteresa?

Resor mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen räknas normalt som privata arbetsresor.

Kan körjournalen föras i Excel?

Ja, om den innehåller tillräckliga uppgifter och hålls uppdaterad. En elektronisk lösning kan däremot minska risken för missade resor och manuella fel.

Vad händer om körjournalen är ofullständig?

Ett ofullständigt underlag kan göra det svårt att visa hur bilen har använts. Det kan påverka bedömningen av bland annat bilförmån och drivmedelsförmån och skapa merarbete vid granskning.

Hur ofta bör körjournalen uppdateras?

Den bör uppdateras löpande, helst i direkt anslutning till resan. Elektroniskt registrerade resor bör också granskas och kompletteras regelbundet.

Är elektronisk körjournal skattepliktig extrautrustning?

Nej. Skatteverket anger att en elektronisk körjournal inte räknas som sådan extrautrustning som höjer bilförmånsvärdet.