Vad är kontering?
Kontering innebär att en affärshändelse klassificeras och kopplas till rätt konton i organisationens bokföring. Konteringen visar hur ett belopp ska fördelas mellan debet och kredit och kan även innehålla information om exempelvis kostnadsställe, projekt eller avdelning.
Underlaget för konteringen kan vara en faktura, ett kvitto, en reseräkning, ett löneunderlag eller någon annan verifikation.
Hur fungerar kontering?
Vid kontering identifierar man vad affärshändelsen avser och bestämmer hur den ska registreras i bokföringen.
Konteringen innehåller vanligtvis:
- datum eller redovisningsperiod
- ett eller flera bokföringskonton
- belopp
- debet eller kredit
- moms
- beskrivning av affärshändelsen
- eventuell konteringsdimension, exempelvis kostnadsställe eller projekt
- koppling till ett verifikationsunderlag
En kostnad kan exempelvis delas upp mellan ett kostnadskonto, ett konto för ingående moms och ett konto som visar hur utgiften har betalats. I dubbel bokföring ska summan i debet och kredit vara lika stor.
Vad är debet och kredit?
Debet och kredit är de två sidor som används för att registrera en affärshändelse i dubbel bokföring.
Hur ett konto påverkas beror på vilken typ av konto det är:
- tillgångar ökar normalt i debet och minskar i kredit
- skulder ökar normalt i kredit och minskar i debet
- kostnader registreras normalt i debet
- intäkter registreras normalt i kredit
En kontering kan innehålla flera debet- och kreditposter, men de sammanlagda beloppen ska balansera.
Vad är en kontoplan?
En kontoplan är en förteckning över de konton som organisationen använder i bokföringen. Varje konto har normalt ett kontonummer och en benämning som visar vilken typ av affärshändelser som ska registreras där.
Många svenska företag använder BAS-kontoplanen som utgångspunkt. Det finns dock inget generellt lagkrav på att en viss kontoplan eller vissa konton måste användas. Kontoplanen behöver anpassas efter verksamhetens behov och rapportering.
Vad är en konteringsdimension?
En konteringsdimension används för att dela upp och följa bokföringen på andra sätt än enbart genom bokföringskontot.
Vanliga dimensioner är:
- kostnadsställe
- avdelning
- projekt
- resultatenhet
- verksamhetsgren
- produkt
- kund
- aktivitet
En resekostnad kan exempelvis bokföras på ett resekostnadskonto och samtidigt kopplas till rätt avdelning och projekt. Det gör att organisationen kan följa upp var kostnaden har uppstått och vad den avser.
Vad är skillnaden mellan kontering och bokföring?
Kontering innebär att bestämma hur en affärshändelse ska klassificeras och på vilka konton och dimensioner den ska registreras.
Bokföring är det bredare arbetet med att registrera, dokumentera och sammanställa organisationens affärshändelser.
Konteringen är alltså en del av bokföringsprocessen. En affärshändelse är inte bokförd enbart för att någon har föreslagit ett konto. Uppgifterna behöver också registreras som en bokföringspost och kunna kopplas till rätt verifikation.
Vad är skillnaden mellan kontering och attest?
Kontering och attest är två olika moment som ofta ingår i samma ekonomiska arbetsflöde.
Kontering anger hur affärshändelsen ska bokföras.
Attest innebär att en behörig person granskar och godkänner underlaget, kostnaden eller utbetalningen.
En chef kan exempelvis attestera en reseräkning samtidigt som konteringen anger vilket konto, kostnadsställe och projekt kostnaden ska belasta.
Hur används kontering för resor och utlägg?
Vid hantering av resor och utlägg behöver kostnaderna kopplas till rätt bokföringsinformation. Konteringen kan exempelvis baseras på:
- typ av utlägg
- momssats
- betalningssätt
- kostnadsställe
- projekt
- land och valuta
- vem som har gjort utlägget
Ett system för resor och utlägg kan föreslå kontering utifrån organisationens regler och den information som registreras. Efter granskning och attest kan bokföringsunderlaget överföras till ekonomisystemet.
Hur används kontering inom lön?
Vid lönehantering används kontering för att fördela lönekostnader och skulder på rätt konton och delar av organisationen.
Det kan exempelvis gälla:
- löner
- arbetsgivaravgifter
- förmåner
- skatteavdrag
- semesterlöner
- pensionskostnader
- kostnadsställen och projekt
Lönekonteringen kan sammanställas i ett bokföringsunderlag som sedan förs över till ekonomisystemet.
Hur används kontering vid tidrapportering?
Vid tidrapportering används begreppet kontering ibland för att beskriva hur arbetade timmar fördelas på exempelvis projekt, aktiviteter, kunder eller kostnadsställen.
Det är inte alltid en färdig bokföringspost. Tidsinformationen kan först användas som underlag för fakturering, lönehantering, projektuppföljning eller en senare ekonomisk kontering.
Kan kontering automatiseras?
Ja. Digitala system kan använda fördefinierade regler för att föreslå eller automatiskt fylla i:
- bokföringskonto
- momskod
- kostnadsställe
- projekt
- motkonto
- andra konteringsdimensioner
Automatiseringen kan utgå från exempelvis utläggstyp, användare, anställning, organisation eller projekt. Konteringen behöver fortfarande kunna kontrolleras och kopplas till rätt verifikation.
Vanliga frågor om kontering
Vad betyder det att kontera en faktura?
Det innebär att ange vilka bokföringskonton, belopp och eventuella konteringsdimensioner som ska användas när fakturan bokförs.
Är kontering samma sak som attest?
Nej. Kontering anger hur affärshändelsen ska bokföras. Attest innebär att en behörig person granskar och godkänner underlaget eller kostnaden.
Måste debet och kredit vara lika stora?
Ja, vid dubbel bokföring ska summan av debetposterna motsvara summan av kreditposterna.
Måste företag använda BAS-kontoplanen?
Nej. Det finns inget generellt krav på att använda BAS-kontoplanen, men den används av många svenska företag.
Kan ett utlägg fördelas på flera kostnadsställen?
Ja. En kostnad kan delas upp mellan flera konton, kostnadsställen, projekt eller andra dimensioner om organisationens system och redovisningsprinciper stödjer det.
Vem ansvarar för konteringen?
Det varierar mellan organisationer. Konteringen kan göras av den som registrerar underlaget, en chef, ekonomiavdelningen eller automatiskt utifrån konteringsregler. Ansvar och kontroll bör framgå av organisationens rutiner.