Lönerevision innebär att medarbetarnas löner ses över och justeras – oftast en gång per år. Ramarna för processen regleras vanligtvis i kollektivavtalet. Där framgår hur stort löneutrymmet är, vilka medarbetare som omfattas och hur revisionen ska genomföras.
Till sist landar lönerevisionen i ett lönesamtal, där chefens avvägningar och medarbetarens förväntningar möts. När du har vägt samman årets prestation är det i samtalet du sätter ord på beslutet, motiverar det och skapar förståelse.
Läs mer: Smidigare lönerevision: Fyra tips till chef och HR.
Tydliga lönekriterier lönar sig
Hur bra koll har du på företagets lönekriterier? Och hur väl känner medarbetarna till dem? Som lönesättande chef är lönekriterierna ett av dina viktigaste verktyg. De tydliggör vad som påverkar lönen och underlättar en konsekvent bedömning och lönesättning av dina medarbetare. Lönekriterierna definierar helt enkelt vilka prestationer, kompetenser och beteenden hos medarbetarna som är viktiga i er organisation och som ni vill premiera.
Men för att lönekriterierna ska fylla sin funktion behöver de kommuniceras till medarbetarna. Kanske behövs även en genomgång av de begrepp och definitioner som används för att säkerställa att alla tolkar kriterierna på samma sätt?
När det är dags för lönesamtal kan du se lönekriterierna som ett stöd att luta dig mot för att motivera varför du satt en viss lön. Någon garanti för att alla medarbetare blir nöjda finns det självklart inte. Sannolikheten att de förstår varför lönen är som den är och hur de kan påverka den ökar dock betydligt om de känner till och förstår lönekriterierna.
Checklista inför ditt lönesamtal
Det är en del moment att ha koll på inför lönesamtalet, avstämningar ska göras och underlag ska skaffas fram. För att du ska ha en bra känsla i magen hela vägen är det därför en god idé att börja med förberedelserna i god tid.
1. Skapa samsyn innan samtalen börjar
Innan du bokar in dina medarbetare är det klokt att stämma av med andra lönesättande chefer. Hur stor är lönepotten? Finns det gemensamma prioriteringar? Hur ser ramarna ut?
Minst lika viktigt är att du har tydlighet kring ditt eget mandat. Vad kan du besluta själv – och vad behöver förankras vidare? När det är klart blir dialogen med medarbetaren tryggare och mer transparent.
2. Ge utrymme för förberedelse
Ett bra lönesamtal är en dialog, inte en envägskommunikation. Skicka därför inbjudan i god tid så att medarbetaren hinner reflektera över sin egen prestation och utveckling.
Sätt av tillräckligt med tid – omkring en timme brukar ge utrymme för både återkoppling och framåtblick utan att samtalet känns stressat.
3. Samla underlagen som skapar rättvisa
Tydliga lönekriterier är grunden för en rättvis och konsekvent lönesättning. Se till att både du och medarbetaren har tillgång till dem och att ni utgår från samma förväntningar.
Inför samtalet behöver du också säkerställa att du har rätt bakgrundsfakta. Det kan till exempel handla om:
- gällande kollektivavtal och lokala riktlinjer
- medarbetarens befattning, ansvar och arbetsuppgifter
- måluppfyllelse och resultat under året
- genomförd kompetensutveckling
Behöver du stöd på vägen? Då är det klokt att involvera HR i ett tidigt skede.
4. Gör en helhetsbedömning – och förbered din motivering
Lönesättningen ska spegla hela årets prestation, inte bara det som ligger närmast i minnet. Fundera igenom hur medarbetaren har nått sina mål, hur utvecklingen sett ut och vilket bidrag personen har gett till teamet och verksamheten i stort.
Tänk också igenom hur du vill lägga upp samtalet. Vad är viktigt att förmedla? Vilka frågor vill du ställa? Och hur kan du på ett tydligt och respektfullt sätt motivera ditt förslag, oavsett hur det tas emot?
5. Använd en mall för struktur och trygghet
Många upplever att en genomarbetad samtalsmall gör stor skillnad. Den hjälper dig att hålla en röd tråd genom samtalet och säkerställa att alla medarbetare behandlas konsekvent.
Se till att mallen är anpassad efter er verksamhet och uppdateras regelbundet, så att den speglar era aktuella mål och lönekriterier.
Använd gärna jag-budskap: Jag har gjort bedömningen att..., Jag upplever att...
Att tänka på under lönesamtalet
Okej, förarbetet är klart. Du har gjort din bedömning, pratat ihop dig med kollegorna och förberett allt underlag. Bra jobbat! Nu är det dags för lönesamtalet. Så här kan du lägga upp det viktiga snacket:
1. Sätt ramarna för samtalet
Börja med att introducera den anställde om samtalets syfte, upplägg och tidsramar.
2. Tala om vad du kommit fram till och varför
Förklara vilka faktorer som har legat till grund för bedömningen och ge din bild av medarbetarens arbetsinsats. Försök att använda konkreta exempel. Presentera och motivera den nya lönen. Berätta till sist vad medarbetaren kan göra för att påverka sin lön framöver.
3. Var lyhörd för medarbetaren
Lönesamtalet ska vara en dialog där medarbetaren ges chans att komma med sina synpunkter. Ställ frågor och lyssna aktivt. Försäkra dig om att medarbetaren fick sagt allt det hen ville innan ni avslutar samtalet.
4. Tänk på hur du formulerar dig
Använd gärna jag-budskap: Jag har gjort bedömningen att…, Jag upplever att… När du ger negativ kritik bör du alltid följa upp med konkreta förslag på utveckling/förbättring.
5. Dokumentera
Skriv ner vad ni kom överens om så snart som möjligt efter samtalet. Spara underlaget inför nästa års lönesamtal.
Dags för ett smidigare sätt att jobba med lönesamtal och lönerevision?
Hur arbetar ert företag med lönerevisionsprocessen? Har ni mycket manuell hantering med dubbelarbete för chefer och HR-avdelning? Spara tid och resurser genom att digitalisera er lönerevision. Lönerevisionsmodulen i Flex HRM Employee underlättar arbetet från start till mål, från förberedelser med skapande av potter och chefernas arbete med att sätta nya löner, till granskning och godkännande av lönerna och slutligen verkställande och export till lönesystem.
Smart, eller hur? Varmt välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!
