Du har lige købt kontorartikler med virksomhedens fælles kontokort. Du fotograferer kvitteringen og registrerer udlægget i vores nye app, ligesom du plejer. Men da du aldrig selv lagde pengene ud, hvordan ved rejseafregningen så, at du ikke alligevel skal have dem udbetalt via lønnen?
Nu kan du markere udlægget som "Betalt af virksomheden".
Sådan fungerer kontakten "Betalt af virksomheden"
I udlægsformularen, lige under felterne til indkøbsdato, totalbeløb og moms, finder du kontakten "Betalt af virksomheden". Under den står der tydeligt, hvad der sker, hvis du aktiverer den: "Beløbet trækkes fra på rejseafregningen og udbetales ikke." Er kontakten aktiveret, tæller udlægget altså med i rejseafregningen som normalt, men beløbet udbetales aldrig til dig – fordi virksomheden allerede har betalt for udgiften.
Allerede forudfyldt, når det er nødvendigt
Du behøver sjældent selv at tænke på kontakten. Afhængigt af hvilken type udlæg du registrerer, kan den være indstillet forskelligt:
- For udlæg, hvor arbejdsgiveren altid betaler regningen, er kontakten allerede aktiveret og låst. Du kan ikke slå den fra, og du behøver ikke gøre noget som helst.
- For udlæg, hvor det oftest betales af virksomheden, men kan variere, er kontakten synlig og aktiveret som standard – du kan selv slå den fra, hvis du alligevel har lagt pengene ud privat.
- For udlæg, hvor det kan variere den anden vej, er kontakten synlig, men slået fra som standard, og du vælger selv, om den skal aktiveres.
- For almindelige udlæg, hvor du næsten altid lægger pengene ud selv, vises kontakten slet ikke, da den så ikke er nødvendig.
Skifter du type udlæg, mens du registrerer det, opdateres kontakten straks ud fra den nye type, så den altid stemmer med det, du rent faktisk er i gang med at registrere.
Samme regler, når du redigerer et gemt udlæg
Åbner du et udlæg, du allerede har gemt, for at ændre noget, inden det sendes til behandling, gælder præcis de samme regler for kontakten, som da du registrerede det første gang. Det, du ser og kan ændre, afhænger altså altid af udlæggets type, uanset om udlægget er nyt eller allerede gemt.
Ingen risiko for at penge skal rettes til bagefter
Tidligere kunne et udlæg, der allerede var betalt af virksomheden, alligevel blive talt med i lønoverførslen, som om du selv havde lagt pengene ud. Så skulle både du og lønadministratoren rede trådene ud bagefter – ofte ved at pengene skulle betales tilbage. Med kontakten "Betalt af virksomheden" tydeligt markeret ved I det fra starten, at beløbet ikke skal udbetales, så rejseafregningen stemmer med det samme, og ingen behøver at rette noget til bagefter.
Funktionen findes allerede i vores nye app i dag. Næste gang du registrerer et udlæg, som virksomheden allerede har betalt, så hold øje med kontakten "Betalt af virksomheden" i udlægsformularen!
