Du har nettopp handlet kontorrekvisita med bedriftens felles kredittkort. Du fotograferer kvitteringen og registrerer utlegget i vår nye app, akkurat som vanlig. Men siden du aldri la ut pengene selv, hvordan vet reiseregningen at du likevel ikke skal få dem utbetalt via lønnen?
Nå kan du merke utlegget som "Betalt av bedriften".
Slik fungerer bryteren "Betalt av bedriften"
I utleggsskjemaet, rett under feltene for innkjøpsdato, totalbeløp og mva, finner du bryteren "Betalt av bedriften". Under den står det tydelig hva som skjer hvis du aktiverer den: "Beløpet trekkes fra på reiseregningen og blir ikke utbetalt." Er bryteren aktivert, telles altså utlegget med i reiseregningen som vanlig, men beløpet blir aldri utbetalt til deg – fordi bedriften allerede har dekket kostnaden.
Allerede forhåndsutfylt når det trengs
Du trenger sjelden å tenke på bryteren selv. Avhengig av hvilken type utlegg du registrerer, kan den være stilt inn på ulike måter:
- For utlegg der arbeidsgiveren alltid dekker regningen, er bryteren allerede aktivert og låst. Du kan ikke slå den av, og trenger ikke gjøre noe i det hele tatt.
- For utlegg der det oftest betales av bedriften, men kan variere, er bryteren synlig og aktivert som standard – du kan selv slå den av hvis du likevel har lagt ut pengene privat.
- For utlegg der det kan variere andre veien, er bryteren synlig, men avslått som standard, og du velger selv om den skal aktiveres.
- For vanlige utlegg der du nesten alltid legger ut pengene selv, vises ikke bryteren i det hele tatt, siden den da ikke trengs.
Bytter du type utlegg mens du registrerer det, oppdateres bryteren umiddelbart ut fra den nye typen, slik at den alltid stemmer med det du faktisk holder på å registrere.
Samme regler når du redigerer et lagret utlegg
Åpner du et utlegg du allerede har lagret, for å endre noe før det sendes til vurdering, gjelder akkurat samme regler for bryteren som da du registrerte det første gang. Det du ser og kan endre, avhenger alltid av utleggets type, uansett om utlegget er nytt eller allerede lagret.
Ingen risiko for at penger må rettes opp i etterkant
Tidligere kunne et utlegg som allerede var betalt av bedriften, likevel bli tatt med i lønnsoverføringen som om du hadde lagt ut pengene selv. Da måtte både du og lønningsadministratoren ordne opp i det i etterkant – ofte ved at pengene måtte betales tilbake. Med bryteren "Betalt av bedriften" tydelig merket vet dere allerede fra start at beløpet ikke skal utbetales, slik at reiseregningen stemmer med en gang, og ingen trenger å rette opp noe i etterkant.
Funksjonen finnes i vår nye app allerede i dag. Neste gang du registrerer et utlegg som bedriften allerede har betalt, hold utkikk etter bryteren "Betalt av bedriften" i utleggsskjemaet!
Du har precis handlat kontorsmaterial med företagets gemensamma kontokort. Du fotograferar
kvittot och registrerar utlägget i vår nya app, precis som vanligt. Men eftersom du aldrig la ut pengarna själv, hur vet reseräkningen om att du inte ändå ska få dem utbetalda via lönen?
Nu kan du markera utlägget som "Betalt av företaget".
Så fungerar växeln "Betalt av företaget"
I utläggsformuläret, strax under fälten för inköpsdatum, totalbelopp och moms, hittar du växeln "Betalt av företaget". Under den står det tydligt vad som händer om du aktiverar den: "Beloppet dras av på reseräkningen och betalas inte ut." Är växeln aktiverad räknas alltså utlägget med i reseräkningen som vanligt, men beloppet betalas aldrig ut till dig – eftersom företaget redan har stått för kostnaden.
Redan förifylld när det behövs
Du behöver sällan tänka på växeln själv. Beroende på vilken typ av utlägg du registrerar kan den vara inställd på olika sätt:
- För utlägg där arbetsgivaren alltid står för notan är växeln redan aktiverad och låst. Du kan inte stänga av den, och behöver inte göra något alls.
- För utlägg där det oftast betalas av företaget, men kan variera, är växeln synlig och aktiverad som standard – du kan själv stänga av den om du ändå har lagt ut pengarna privat.
- För utlägg där det kan variera åt andra hållet är växeln synlig men avstängd som standard, och du väljer själv om den ska aktiveras.
- För vanliga utlägg där du nästan alltid lägger ut pengarna själv syns växeln inte alls, eftersom den då inte behövs.
Byter du typ av utlägg medan du registrerar det uppdateras växeln direkt utifrån den nya typen, så att den alltid stämmer med vad du faktiskt håller på att registrera.
Samma regler när du redigerar ett sparat utlägg
Öppnar du ett utlägg du redan sparat, för att ändra något innan det skickas för granskning, gäller precis samma regler för växeln som när du registrerade det första gången. Det du ser och kan ändra beror alltså alltid på utläggets typ, oavsett om utlägget är nytt eller redan sparat.
Ingen risk att pengar behöver rättas till i efterhand
Tidigare kunde ett utlägg som redan var betalt av företaget ändå räknas in i löneöverföringen som om du hade lagt ut pengarna själv. Då fick både du och löneadministratören reda ut det i efterhand – ofta genom att pengarna behövde betalas tillbaka. Med växeln "Betalt av företaget" tydligt markerad vet ni redan från början att beloppet inte ska betalas ut, så att reseräkningen stämmer direkt och ingen behöver rätta till något i efterhand.
Funktionen finns i vår nya app redan i dag. Nästa gång du registrerar ett utlägg som företaget redan har betalat, håll utkik efter växeln "Betalt av företaget" i utläggsformuläret!
