At samle det hele på én platform var målet, da Kvänum Kök skulle finde et nyt HR-system. Carolina Cederqvist, der er HR-ansvarlig, fortæller, hvordan den samlede løsning Flex HRM er blevet en vigtig del af virksomhedens hverdag.
”Vores historie er en snoet fortælling om træ og tradition, håndværk og kunnen, detaljer og passion.” Sådan beskriver Kvänum Kök sig selv på deres hjemmeside. Det hele begyndte for mere end 100 år siden i Kvänum i Västergötland, hvor virksomheden etablerede sig som pioner inden for eksklusivt snedkerhåndværk. I dag kombinerer de en lang tradition med innovative løsninger og skaber skræddersyede køkkener, badeværelser og opbevaringsløsninger med sans for detaljer og holdbar kvalitet.
Her arbejder Carolina Cederqvist, som i sin rolle som HR-ansvarlig har det overordnede ansvar for Flex HRM.
– Jeg arbejder med alle dele af Flex, både løn, tid og rejseafregning. Jeg bruger også Flex til personaleadministration, blandt andet til at registrere uddannelser og kompetencer. Vi har desuden modulerne til lønkortlægning og lønrevision.
Siden 2019, hvor virksomheden begyndte at bruge Flex HRM Travel og Flex HRM Employee, er der kommet flere moduler til, fortæller Carolina.
– I september 2021 kørte vi den første løn i Flex HRM Payroll, og vi begyndte også at tidsregistrere via Flex HRM Time.
Tidsregistrering via stempelur og app
Overordnet set synes både ledere og medarbejdere, at det fungerer godt at arbejde i Flex HRM, fortæller Carolina. Systemet bruges både af timelønnede medarbejdere og funktionærer, som benytter de forskellige dele på lidt forskellige måder.
– De stempler både via et stempelur og appen. I appen kan de også se deres lønsedler, saldi og vagtplaner samt ansøge om fri. De kan desuden håndtere deres udlæg direkte i appen. Her tager de blot et billede af kvitteringen, hvorefter systemet automatisk aflæser eksempelvis dato, beløb og moms. Det er virkelig nemt! Det varierer fra medarbejdergruppe til medarbejdergruppe, hvem der færdigmelder timerne, men lederen godkender dem, og derefter foretager jeg den endelige godkendelse og overfører dem til løn.
Det bedste er helt klart, at vi nu har det hele samlet ét sted. Man sparer tid, fordi man slipper for at registrere de samme oplysninger flere forskellige steder.
Medarbejderregistret har også et fleksibelt rettighedssystem, og Carolina fortæller, at hun har valgt at fordele ansvaret mellem sig selv og lederne, alt efter hvem der skal registrere de forskellige typer oplysninger.
God støtte under implementeringen
Carolina er tilfreds med den løbende support og oplever, at det er hurtigt og nemt at få svar på sine spørgsmål. Hun beskriver også implementeringsprocessen som vellykket.
– Det gik virkelig godt. Da vi skulle i gang med at bruge hele Flex HRM, efterspurgte jeg en person, som kendte alle delene, fordi det er en stor fordel at have nogen, der ved, hvordan det hele hænger sammen. Derfor fik vi Karin Svedberg som applikationskonsulent.
Før valget faldt på Flex HRM, brugte Kvänum Kök både et andet tidsregistreringssystem og et andet lønsystem. De havde slet ikke noget system til rejseafregning, så den del måtte håndteres manuelt. Der er flere fordele ved at være gået over til Flex HRM, fortæller Carolina.
– Det, jeg ønskede, var at have det hele i det samme system med én leverandør og uden mellemled. Det bedste er helt klart, at vi nu har det hele samlet ét sted. Man sparer tid, fordi man slipper for at registrere de samme oplysninger flere forskellige steder. Det er også en fordel at have både lønrevision og lønkortlægning i det samme system. Begge moduler fungerer rigtig godt, synes jeg. Og så har jeg også medarbejdersamtalerne i det samme system. Det er simpelthen så godt at have det hele samlet!
Supporten fungerer også godt, når der er brug for den, tilføjer Carolina.
– I begyndelsen krævede det lidt tilvænning, at man kun kan ringe om formiddagen. Men nu har jeg vænnet mig til det, og om eftermiddagen kan man jo skrive. De ringer også tilbage, hvis der er behov for at tale sammen.
Da Carolina bliver spurgt, om hun vil anbefale Flex System til andre i branchen, svarer hun uden tøven:
– Helt bestemt!
Om Kvänum Kök
Kvänum Kök AB er førende i Skandinavien inden for fremstilling af eksklusive og kundetilpassede snedkerløsninger til køkkener, opbevaring og badeværelser. Virksomheden har 155 medarbejdere med en gennemsnitlig anciennitet på lidt over 11 år.
Siden 1923 har virksomheden leveret gedigent snedkerhåndværk til en stilbevidst kundekreds. Alle køkkener og opbevaringsløsninger fremstilles af dygtige fagfolk på fabrikken i Kvänum. Produkterne er resultatet af autentisk og passioneret håndværk i højeste kvalitet.
