Fra informationssøgning, Excel-kaos og tidskrævende manuelt arbejde til smart struktur og smidige arbejdsgange. Mange virksomheder har fået øjnene op for fordelene ved at digitalisere og automatisere deres HR-processer. Men hvordan ved du, hvilket HR-system der passer bedst til din virksomhed? Og hvilke funktioner er vigtigst at prioritere? Vi guider dig!
Begynd ikke med systemet – begynd med behovene i hverdagen
Det kan være fristende at begynde med at sammenligne leverandører, booke demoer og gennemgå funktionslister. Men det bedste første skridt er som regel et andet: at kortlægge, hvordan HR-arbejdet fungerer i dag.
Begynd derfor med at identificere jeres vigtigste udfordringer. Vil I reducere mængden af manuelt arbejde og dobbeltregistrering? Samle medarbejderdata på en mere sikker måde? Eller skabe bedre flow i processer som medarbejdersamtaler, on- og offboarding samt kompetence- og kursusadministration?
Det kan også handle om at skabe bedre forudsætninger for det strategiske HR-arbejde – med rapporter, nøgletal og samlede medarbejderdata, som gør det lettere at følge udviklingen over tid, opdage behov i organisationen og træffe mere velovervejede beslutninger om kompetencer, bemanding og medarbejderudvikling.
Kort sagt: Når I først har styr på, hvilke opgaver systemet skal kunne løse, bliver det betydeligt lettere at vurdere, hvilket system der passer bedst til jer.
Læs mere om, hvordan et HR-system fungerer.
Hvem skal bruge HR-systemet?
Et HR-system er sjældent kun et værktøj for HR-afdelingen. Det påvirker ofte flere dele af organisationen.
HR har brug for struktur, overblik og sikre processer. Ledere har brug for støtte i hverdagen, eksempelvis i forbindelse med onboarding, fravær, samtaler og opfølgning. Medarbejdere skal kunne finde information, opdatere oplysninger og håndtere enkle opgaver uden at skulle kontakte HR hver gang.
Derfor er det en god idé at involvere flere roller allerede i udvælgelsesprocessen:
HR – hvilke processer har brug for støtte og struktur?
Ledere – hvad skal være nemt at gøre i hverdagen?
Løn – hvilke oplysninger skal overføres korrekt?
IT – hvilke krav er der til sikkerhed, integrationer og adgangsrettigheder?
Medarbejdere – hvilke funktioner skal være nemme at bruge?
Jo bedre I forstår brugernes behov, desto større er sandsynligheden for, at systemet faktisk bliver brugt efter hensigten.
Skal I vælge et selvstændigt HR-system eller en samlet løsning?
Et vigtigt spørgsmål er, om I ønsker et separat HR-system eller en bredere løsning, der også omfatter eksempelvis tidsregistrering, rejseafregning og løn.
Et selvstændigt HR-system kan være det rigtige valg, hvis I primært ønsker at styrke håndteringen af medarbejderdata, dokumenter og HR-processer. En samlet løsning kan passe bedre, hvis I vil reducere antallet af systemer, undgå flere integrationer og skabe et smidigere flow fra medarbejderoplysninger til løngrundlag.
Der findes naturligvis ikke ét rigtigt svar for alle. Her er nogle spørgsmål, der kan hjælpe jer med at vælge den rette vej:
- Hvor mange systemer bruger I i dag?
- Hvor opstår der dobbeltarbejde?
- Hvor mange oplysninger skal overføres til løn?
- Har I flere overenskomster, arbejdstidsregler eller komplekse arbejdsgange?
- Vil I kunne tilføje flere moduler over tid?
- Hvor vigtigt er det, at alt findes i den samme brugerflade?
Vigtige funktioner i et HR-system
Alle virksomheder har ikke brug for den samme værktøjskasse. Men der er en række områder, som ofte er vigtige at undersøge nærmere, når I sammenligner HR-systemer. Lad os se nærmere på dem.
1. Medarbejderdata og digitalt personaleregister
Grundlaget for et HR-system er, at vigtige oplysninger om medarbejderne samles ét sted. Det kan være kontaktoplysninger, ansættelsesform, rolle, afdeling, leder, ansættelsesdato, dokumenter og andre oplysninger, som skal være korrekte og let tilgængelige.
Et godt personaleregister skal gøre det nemt at:
- finde de rigtige oplysninger hurtigt
- holde oplysningerne opdaterede
- mindske risikoen for dobbeltregistrering
- håndtere følsomme oplysninger mere sikkert
- give de rette personer adgang til de rette oplysninger gennem et fleksibelt rettighedssystem, der understøtter en sikker håndtering af følsomme person- og ansættelsesoplysninger
2. Dokumenthåndtering
Ansættelseskontrakter, attester, politikker, fortrolighedsaftaler og andre medarbejderrelaterede dokumenter skal håndteres sikkert og struktureret.
Undersøg derfor, om systemet understøtter:
- digital opbevaring af dokumenter
- tilknytning af dokumenter til den enkelte medarbejder
- adgangsstyring
- skabeloner og standardiserede dokumenter
- påmindelser om dokumenter, der skal følges op på eller fornyes
3. Onboarding og offboarding
En ny medarbejder skal have en god start. Samtidig er der mange ting, der skal falde på plads: kontrakt, udstyr, systemadgange, introduktionsplan, kurser, opfølgning og meget mere.
Med et HR-system bliver onboardingen både mere struktureret og mindre afhængig af enkelte personer. Det samme gælder naturligvis offboardingen. Når en medarbejder stopper, skal I sikre, at udstyr bliver afleveret, adgange bliver lukket, dokumenter gemmes korrekt, og vigtig viden bliver overdraget.
Se efter funktioner, der hjælper jer med at:
- oprette tjeklister og arbejdsgange
- fordele ansvaret mellem HR, leder, IT og andre roller
- automatisere påmindelser
- følge op på, om alle trin er gennemført
- give alle involverede et tydeligt overblik over processen
4. Medarbejdersamtaler og opfølgning
Medarbejdersamtaler skaber mest værdi, når de ikke blot bliver gennemført, men også dokumenteret og fulgt op på på en gennemtænkt måde.
Her kan et HR-system gøre en stor forskel ved at aflaste ledere og HR med smarte skabeloner, mulighed for at dokumentere aftaler og støtte til at følge op på mål over tid.
Overvej, om I har brug for støtte til:
- årlige medarbejdersamtaler
- opfølgningssamtaler
- mål og aktiviteter
- noter og dokumentation
- kobling til kompetenceudvikling
- påmindelser om kommende samtaler
5. Kompetencer, uddannelse og certifikater
Har I styr på, hvilke kompetencer der findes i organisationen? Hvilke kurser der skal fornys? Eller hvilke certifikater der er ved at udløbe?
For mange HR-afdelinger er kompetencestyring et område, hvor et HR-system kan give et bedre overblik. Det bliver lettere at planlægge kurser, følge medarbejdernes udvikling og se, hvor der er kompetencegab. Det er særligt værdifuldt i organisationer, hvor bestemte uddannelser eller godkendelser er obligatoriske.
Vigtige funktioner kan være:
- registrering af kompetencer
- uddannelseshistorik
- planlægning af kurser
- påmindelser om certifikater, der er ved at udløbe
- kobling til roller eller stillinger
- rapporter over organisationens kompetenceniveau
6. Selvbetjening for ledere og medarbejdere
Med selvbetjening kan medarbejdere og ledere selv håndtere enklere opgaver, eksempelvis opdatere kontaktoplysninger, se dokumenter, registrere henvendelser eller følge op på deres team.
For ledere kan selvbetjening give et bedre overblik over medarbejdere, fravær, samtaler, opgaver og igangværende processer. For medarbejdere kan det skabe en smidigere hverdag, hvor informationen er tilgængelig, når der er brug for den.
Spørg gerne leverandøren:
- Hvad kan medarbejderen selv gøre?
- Hvad kan lederen gøre uden at kontakte HR?
- Er der mobil adgang?
- Kan visninger og adgangsrettigheder tilpasses den enkelte rolle?
7. Automatisering og påmindelser
Mange HR-processer består af tilbagevendende trin: Nogen skal modtage information, nogen skal godkende, nogen skal følge op, og nogen skal mindes om en opgave. Her kan automatisering gøre en stor forskel.
Vigtige funktioner kan blandt andet være:
- automatiske påmindelser, inden en prøvetid udløber
- opgaver i forbindelse med nyansættelser
- arbejdsgange til onboarding og offboarding
- notifikationer om kommende medarbejdersamtaler
- opfølgning på uddannelse og kurser
- godkendelses- og attestationsflows
8. Rapportering og HR-nøgletal
Fra medarbejderomsætning og sygefravær til aldersfordeling, ansættelsesformer, fratrædelsesårsager og FTE’er. Når medarbejderdata er samlet, bliver det også lettere at udarbejde rapporter og følge op på vigtige nøgletal.
Undersøg, om systemet gør det nemt at:
- udarbejde standardrapporter
- oprette egne rapporter
- filtrere efter afdeling, rolle eller periode
- eksportere data efter behov
- følge udviklingen over tid
- visualisere nøgletal i dashboards
For HR, økonomi og ledelse kan gode rapporter skabe et bedre beslutningsgrundlag – ikke mindst når I ønsker at arbejde mere langsigtet og proaktivt.
9. Integration med tid, rejser og løn
HR hænger sjældent kun sammen med HR. Oplysninger om ansættelse, fravær, arbejdstid, rejseafregning og løn skal ofte flyde mellem forskellige dele af organisationen.
Derfor er integrationer et vigtigt punkt, når I vælger system.
Overvej:
- Skal HR-systemet integreres med lønsystemet?
- Skal det hænge sammen med tidsregistrering?
- Er der behov for integration med rejseafregning og udlæg?
- Hvordan undgår I dobbeltregistrering?
- Hvordan sikrer I, at de rigtige oplysninger bliver overført til løn?
For nogle virksomheder er integrationer mellem forskellige systemer tilstrækkelige. For andre kan en mere sammenhængende HRM-løsning være nemmere, hvor HR, tid, rejser og løn indgår i den samme helhed.
10. Sikkerhed og adgangsrettigheder
Et HR-system håndterer nogle af virksomhedens mest følsomme oplysninger, eksempelvis persondata, ansættelsesoplysninger, løndata, dokumenter og noter. Derfor skal sikkerhed og adgangsrettigheder være en naturlig del af kravspecifikationen, når I sammenligner forskellige systemer.
Det skal være nemt at styre, hvem der må se, ændre, godkende og eksportere forskellige typer information. HR kan have brug for det fulde overblik, mens ledere kun skal kunne se oplysninger om deres egne medarbejdere, og medarbejderne udelukkende skal have adgang til deres egne oplysninger.
Den rette rettighedsstruktur mindsker risikoen for fejl, unødig adgang og usikker håndtering af følsomme oplysninger.
Se især efter:
- rollebaserede adgangsrettigheder
- sikker login, gerne med multifaktorgodkendelse
- logning af ændringer og adgang
- understøttelse af GDPR og sletning af personoplysninger
- sikker datalagring og kryptering
- mulighed for at begrænse eksport af data
- adgang for eksterne parter, eksempelvis konsulenter
- procedurer for backup, drift og hændelseshåndtering
Spørg også, hvordan leverandøren arbejder med sikkerhed over tid. Det handler ikke kun om funktionerne i systemet, men også om procedurer, opdateringer, support og en tydelig ansvarsfordeling.
11. Understøttelse af vigtige regler – fra LAS til lønkortlægning
HR handler også om at håndtere oplysninger korrekt, sikkert og sporbart. For HR og ledere kan det være en udfordring at holde styr på love, regler og interne politikker, især når informationen er spredt ud over e-mails, mapper og forskellige systemer.
Tag eksempelvis den svenske lov om ansættelsesbeskyttelse, LAS, som påvirker spørgsmål om ansættelse, opsigelse og anciennitet. Med et HR-system får I et bedre overblik over ansættelsesdata, dokumenter, vigtige datoer og historik. Det gør det lettere at finde det rette grundlag og mindsker risikoen for, at noget bliver overset.
Et andet eksempel er den årlige lønkortlægning, som ifølge den svenske diskriminationslov er obligatorisk for alle arbejdsgivere. Desuden vil EU’s løngennemsigtighedsdirektiv stille højere krav til indsigt, dokumentation og opfølgning på lønforskelle. Med systemunderstøttelse kan I undgå besværlige Excel-ark og effektivisere hele processen.
Undersøg, om HR-systemet understøtter:
- dokumentation af HR-processer
- sporbar historik og logning
- støtte til lønkortlægning
- påmindelser om vigtige datoer
- adgangsstyring af følsomme oplysninger
- rapporter og dokumentation til opfølgning
Hurtig tjekliste: Det skal du overveje, når du vælger HR-system
- Findes der et digitalt personaleregister, hvor medarbejderoplysninger, ansættelsesdata og dokumenter samles ét sted?
- Er det nemt at styre adgangsrettigheder, så de rette personer har adgang til de rette oplysninger?
- Kan systemet håndtere personaledokumenter sikkert og struktureret?
- Findes der støtte til onboarding og offboarding med tjeklister, ansvarsfordeling og påmindelser?
- Kan I dokumentere og følge op på medarbejdersamtaler, mål og aktiviteter?
- Kan I registrere kompetencer, kurser og certifikater og modtage påmindelser, når noget skal fornys?
- Findes der selvbetjening for ledere og medarbejdere, gerne også på mobilen?
- Kan tilbagevendende HR-processer automatiseres med opgaver, notifikationer og godkendelsesflows?
- Kan I udarbejde rapporter og følge HR-nøgletal over tid?
- Kan systemet integreres med tidsregistrering, rejseafregning og løn?
- Har systemet stærk understøttelse af sikkerhed, logning, GDPR, backup og hændelseshåndtering?
- Findes der støtte til vigtige regler og processer, eksempelvis LAS, lønkortlægning og kommende krav i forbindelse med løngennemsigtighedsdirektivet?
- Er løsningen fleksibel nok til at vokse i takt med jeres behov?
Nysgerrig på, hvordan Flex HRM Employee kan gøre HR-arbejdet smartere og lettere?
Flex HRM Employee er HR-systemet, der giver dig en komplet værktøjskasse – fra overblik over medarbejderdata og dokumenter til støtte til kompetencestyring, medarbejdersamtaler, lønrevision, on- og offboarding samt dashboards med vigtige HR-nøgletal. Og meget mere. Alt samlet ét sted.
Vil du gøre det endnu mere sammenhængende og smart? Så kan du bruge modulet som en del af vores komplette HRM-platform, hvor HR, tid, rejser, løn og lønkortlægning hænger sammen i ét samlet system.
Nysgerrig? Kontakt os, så fortæller vi mere!
Ofte stillede spørgsmål om valg af HR-system
Hvad er forskellen på et HR-system, et personalesystem og et HRM-system?
Begreberne bruges ofte på lidt forskellige måder. Et personalesystem fokuserer typisk på grundlæggende personaleadministration, eksempelvis medarbejderoplysninger og dokumenter.
Et HR-system har som regel en bredere understøttelse af HR-processer som onboarding, medarbejdersamtaler og kompetenceudvikling. Et HRM-system omfatter ofte flere dele af medarbejderrejsen, eksempelvis HR, tidsregistrering, rejseafregning og løn.
Det vigtigste er ikke, hvad systemet kaldes, men at løsningen passer til jeres behov.
Hvilke roller bør deltage, når man vælger HR-system?
HR bør naturligvis deltage, men også ledere, lønafdelingen, IT og gerne repræsentanter for medarbejderne. Alle bruger eller påvirkes af systemet på forskellige måder.
Ved at involvere flere roller tidligt får I et bedre billede af kravene og mindsker risikoen for at vælge en løsning, der kun fungerer for en del af organisationen.
Hvor lang tid tager det at implementere et HR-system?
Det varierer afhængigt af systemets omfang, organisationens størrelse og antallet af processer, der skal digitaliseres.
En enklere implementering kan gennemføres relativt hurtigt, mens en større samlet løsning kræver mere forberedelse, datakvalitet, oplæring og intern forankring.
Det vigtigste er ikke kun at planlægge teknikken, men også arbejdsgangene omkring den.
Hvad koster et HR-system?
Prisen afhænger af flere faktorer, eksempelvis antallet af brugere, valgte moduler, behovet for integrationer, support og implementering. Derfor er det en god idé at sammenligne både licensomkostningerne og de samlede omkostninger over tid.
Se også på, hvad systemet kan spare jer for i form af mindre administration, færre fejl og et bedre overblik.
Hvilket HR-system passer bedst til vores virksomhed?
Det bedste HR-system er det, der matcher jeres behov, arbejdsgange og fremtidsplaner.
En mindre virksomhed kan have brug for enkel struktur og smidig selvbetjening, mens en større organisation ofte har behov for mere avancerede adgangsrettigheder, rapporter, integrationer og understøttelse af flere processer.
Begynd med jeres vigtigste behov – og vælg en løsning, der kan vokse sammen med jer.
