Vad är kvittotolkning?
Kvittotolkning är en digital funktion som läser och hämtar information från ett fotograferat, skannat eller digitalt kvitto. Uppgifterna kan sedan användas för att skapa ett utlägg eller ett underlag till en reseräkning.
Tekniken kombinerar vanligtvis optisk teckenigenkänning, OCR, med regler eller AI-modeller som identifierar vad informationen på kvittot betyder.
Vilka uppgifter kan hämtas från ett kvitto?
Vilka uppgifter som kan tolkas varierar mellan olika system. Vanliga exempel är:
- inköpsdatum
- totalbelopp
- momsbelopp
- momssats
- valuta
- inköpsställe eller leverantör
- kvittonummer
- betalningssätt
- enskilda rader eller inköpta varor
Systemet kan även föreslå en utläggstyp eller kostnadskategori utifrån informationen på kvittot.
Hur fungerar kvittotolkning?
Kvittotolkning kan förenklat beskrivas i fyra steg:
- Kvittot registreras
Användaren fotograferar kvittot med en mobilkamera eller laddar upp en bild, PDF eller digital kvittofil. - Texten läses av
OCR-teknik identifierar bokstäver, siffror och andra tecken i dokumentet. - Uppgifterna tolkas
Systemet identifierar vilka delar som exempelvis är datum, belopp, moms, valuta och leverantör. - Ett utlägg skapas
De tolkade uppgifterna förs över till ett utläggsutkast eller en reseräkning som användaren kan kontrollera och komplettera.
Därefter kan utlägget skickas vidare för attest, ersättning och överföring till lön eller bokföring.
Vad är skillnaden mellan OCR och kvittotolkning?
OCR står för Optical Character Recognition, på svenska optisk teckenigenkänning. Tekniken omvandlar text i en bild eller ett skannat dokument till maskinläsbar text.
Kvittotolkning går ett steg längre. Funktionen försöker även förstå vilken betydelse de olika uppgifterna har.
Ett OCR-system kan exempelvis läsa siffrorna på ett kvitto. Kvittotolkningen identifierar sedan vilka siffror som motsvarar totalbelopp, moms och datum.
AI-baserade dokumentmodeller kan också användas för att känna igen olika kvittolayouter och lämna strukturerade uppgifter till det system där utlägget hanteras.
Är kvittotolkning samma sak som automatisk kontering?
Nej. Kvittotolkningen läser och strukturerar informationen från kvittot. Kontering innebär att kostnaden kopplas till rätt bokföringskonto och eventuella dimensioner, exempelvis kostnadsställe eller projekt.
Ett system kan använda den tolkade informationen för att föreslå:
- utläggstyp
- bokföringskonto
- momskod
- kostnadsställe
- projekt
Det är dock separata steg. Att ett kvitto har tolkats innebär inte automatiskt att utlägget är korrekt konterat, attesterat eller bokfört.
Hur tillförlitlig är kvittotolkning?
Kvittotolkning kan minska behovet av manuell registrering, men resultatet är inte alltid korrekt. Användaren behöver därför kunna kontrollera och ändra de tolkade uppgifterna.
Resultatet kan påverkas av:
- suddiga eller mörka bilder
- blänk och skuggor
- skrynkliga eller skadade kvitton
- blekt utskrift
- ovanliga kvittolayouter
- handskrivna uppgifter
- flera kvitton i samma bild
- olika språk, valutor och format
En tydlig bild där hela kvittot är synligt ger normalt bättre förutsättningar för korrekt tolkning.
Vad händer efter kvittotolkningen?
Efter tolkningen skapas vanligtvis ett utläggsutkast. Användaren kan behöva:
- kontrollera datum, belopp, moms och valuta
- välja eller verifiera utläggstyp
- ange syfte eller kommentar
- lägga till deltagare vid representation
- välja kostnadsställe eller projekt
- skicka utlägget för attest
När utlägget har granskats och godkänts kan informationen föras vidare till exempelvis löne- eller ekonomisystem.
Måste det digitala kvittot sparas?
Kvitton som ligger till grund för organisationens bokföring är verifikationer och ska hanteras enligt bokföringsreglerna.
Om ett kvitto tas emot digitalt ska företaget spara det i det elektroniska format som det hade när det togs emot. Om ett papperskvitto fotograferas eller skannas är det en överföring till elektronisk form.
Enligt Bokföringsnämnden får papperskvittot förstöras efter överföringen om fotograferingen eller skanningen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Organisationen behöver därför ha en tillförlitlig process för överföring, lagring och åtkomst.
Vanliga frågor om kvittotolkning
Behöver uppgifterna kontrolleras?
Ja. Datum, belopp, moms, valuta och utläggstyp bör kontrolleras innan utlägget skickas vidare.
Kan kvittotolkning läsa utländska kvitton?
Många lösningar kan tolka olika språk och valutor, men stödet varierar mellan systemen. Användaren behöver kontrollera att valuta och belopp har identifierats korrekt.
Bokförs kvittot automatiskt?
Inte nödvändigtvis. Kvittotolkningen skapar strukturerade uppgifter. Kontering, attest och överföring till bokföringen är separata moment.
Kan flera kvitton fotograferas samtidigt?
Det beror på systemet, men en tydlig bild av ett kvitto i taget ger vanligtvis bäst resultat.
Kan kvittotolkning läsa handskrivna kvitton?
Vissa AI-baserade lösningar kan läsa handskriven text, men resultatet kan vara mindre tillförlitligt än för tydligt tryckt text.
Får ett fotograferat papperskvitto kastas?
Det kan få förstöras efter digital överföring om processen inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner. Företaget ansvarar för att bokföringsreglerna följs.