Vad är ersättning?
Ersättning är ett samlingsbegrepp för lön, förmåner och andra värden som en arbetsgivare lämnar till en medarbetare. Ersättningen kan vara betalning för utfört arbete, kompensation för särskilda arbetsförhållanden eller återbetalning av kostnader som medarbetaren haft i tjänsten.
Hur ersättningen ska beskattas, redovisas och betalas ut beror på vilken typ av ersättning det är.
Vilka typer av ersättningar finns?
Ersättning i arbetslivet kan delas in i flera kategorier.
Lön och andra kontanta ersättningar
Kontant ersättning för arbete kan exempelvis vara:
- fast månadslön
- timlön
- sjuklön och semesterlön
- övertidsersättning
- OB-ersättning
- ersättning för jour och beredskap
- bonus och provision
- andra lönetillägg
Sådana ersättningar ingår normalt i den kontanta bruttolönen och är underlag för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Förmåner
En förmån är ersättning för arbete som lämnas i en annan form än pengar. Det kan exempelvis vara bilförmån, kostförmån eller en privat sjukvårdsförsäkring.
Huvudregeln är att förmåner är skattepliktiga om det inte finns ett särskilt undantag. Värdet redovisas separat från den kontanta bruttolönen men kan ingå i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Kostnadsersättningar
En kostnadsersättning ska kompensera medarbetaren för en kostnad som uppstått i samband med arbetet. Exempel är:
- bilersättning
- traktamente
- reseersättning
- ersättning för vissa arbetsredskap
- andra utgifter i tjänsten
Kostnadsersättningar kan vara skattefria eller skattepliktiga beroende på vilken kostnad de gäller och om villkoren för skattefrihet är uppfyllda.
Semesterersättning
Semesterersättning är betalning för intjänad semester som inte har tagits ut, vanligtvis när en anställning avslutas. Semesterersättning är en skattepliktig kontant ersättning och ska inte blandas ihop med en skattefri kostnadsersättning.
Vad är skillnaden mellan lön och ersättning?
Lön är en typ av ersättning. Begreppet ersättning är bredare och kan även omfatta förmåner, kostnadsersättningar, semesterersättning och olika lönetillägg.
Exempel:
- Månadslön är ersättning för arbete.
- OB-ersättning är ett tillägg för arbete på obekväm arbetstid.
- Bilförmån är ersättning i annan form än pengar.
- Bilersättning är en kostnadsersättning för en tjänsteresa.
Det är viktigt att klassificera ersättningen rätt eftersom olika typer hanteras på olika sätt i lön, skatt och bokföring.
Vad avgör vilken ersättning en medarbetare får?
Rätten till en viss ersättning kan följa av:
- anställningsavtalet
- ett kollektivavtal
- lagstiftning
- lokala avtal
- arbetsgivarens policyer
- en individuell överenskommelse
Kollektivavtal kan exempelvis innehålla regler om övertidsersättning, OB, jour, beredskap, restid, sjuklön och kompletterande ersättning vid föräldraledighet.
I Sverige finns ingen lagstadgad minimilön som gäller för hela arbetsmarknaden. Lägsta lönenivåer och andra ersättningsvillkor kan däremot finnas i kollektivavtal.
Är all ersättning skattepliktig?
Nej. Kontant ersättning för arbete och skattepliktiga förmåner ska normalt beskattas. Vissa kostnadsersättningar och personalvårdsförmåner kan däremot vara skattefria när villkoren är uppfyllda.
Exempel på ersättningar som kan vara skattefria är:
- bilersättning upp till Skatteverkets schablon vid tjänsteresa
- traktamente upp till gällande schablon när villkoren är uppfyllda
- ersättning för ett tillfälligt utlägg som gjorts för arbetsgivarens räkning
- vissa personalvårdsförmåner
Om en kostnadsersättning överstiger ett skattefritt schablonbelopp ska den överskjutande delen normalt behandlas som lön.
Aktuella schablonbelopp och villkor bör alltid kontrolleras hos Skatteverket.
Vad är skillnaden mellan kostnadsersättning och utlägg?
En kostnadsersättning kompenserar medarbetaren för en kostnad i arbetet enligt särskilda skatteregler. Det kan exempelvis vara bilersättning eller traktamente.
Ett utlägg innebär att medarbetaren tillfälligt betalar något för arbetsgivarens räkning. Arbetsgivaren återbetalar därefter beloppet mot ett underlag, exempelvis ett kvitto.
För att en betalning ska behandlas som återbetalning av ett utlägg behöver kostnaden avse arbetsgivarens verksamhet och underlaget uppfylla gällande krav.
Hur redovisas ersättningar på lönespecifikationen?
Lönespecifikationen bör tydligt visa vilka ersättningar, förmåner, avdrag och skattefria belopp som ingår i löneutbetalningen.
Det kan exempelvis framgå:
- kontant bruttolön
- övertid och andra lönetillägg
- skattepliktiga förmåner
- preliminärt skatteavdrag
- skattepliktiga kostnadsersättningar
- skattefria kostnadsersättningar
- övriga löneavdrag
- nettolön och utbetalt belopp
Skattefria kostnadsersättningar läggs normalt till efter att nettolönen har beräknats.
Hur redovisas ersättningar i AGI?
Arbetsgivaren ska redovisa utbetald lön, skatteavdrag, skattepliktiga förmåner och vissa kostnadsersättningar i arbetsgivardeklarationen på individnivå.
Hur ersättningen redovisas beror på dess klassificering:
- Kontant ersättning för arbete redovisas normalt som kontant bruttolön.
- Skattepliktiga förmåner redovisas i separata förmånsfält.
- Skattepliktiga delar av kostnadsersättningar behandlas normalt som lön.
- Vissa skattefria kostnadsersättningar redovisas genom särskilda markeringar.
Fel klassificering kan leda till felaktigt skatteavdrag, fel arbetsgivaravgifter och missvisande uppgifter för medarbetaren.
Vad menas med total ersättning?
Total ersättning, ibland kallad total compensation eller total reward, är det samlade värdet av den ersättning och de villkor som medarbetaren får genom sin anställning.
Den totala ersättningen kan exempelvis omfatta:
- fast och rörlig lön
- bonus och provision
- skattepliktiga och skattefria förmåner
- tjänstepension
- försäkringar
- semester och annan betald ledighet
- andra anställningsvillkor
Total ersättning är inte ett särskilt skattebegrepp. Varje del behöver fortfarande klassificeras och hanteras enligt de regler som gäller för den aktuella ersättningen.
Hur kan ersättningar hanteras digitalt?
I ett digitalt HRM-system eller lönesystem kan olika typer av ersättningar registreras, kontrolleras och föras vidare till rätt process.
Ett sammanhållet flöde kan hjälpa organisationen att:
- använda rätt löneart för varje ersättning
- skilja skattepliktiga och skattefria belopp
- beräkna lönetillägg enligt avtal
- hantera förmåner och kostnadsersättningar
- skicka underlag för attest
- föra godkända uppgifter vidare till lönen
- redovisa ersättningarna i AGI
- skapa spårbarhet och underlag för uppföljning
Systemstödet underlättar hanteringen men ersätter inte arbetsgivarens ansvar att kontrollera regler, avtal och aktuella skattevillkor.
Vanliga frågor om ersättning
Är lön och ersättning samma sak?
Lön är en form av ersättning. Ersättning är ett bredare begrepp som även kan omfatta förmåner, tillägg och kostnadsersättningar.
Är alla kontanta ersättningar skattepliktiga?
Kontant ersättning som lämnas på grund av en anställning är normalt skattepliktig. Det finns särskilda undantag, framför allt för vissa kostnadsersättningar och återbetalningar av utlägg.
Är en förmån en ersättning?
Ja. En förmån är ersättning i en annan form än pengar. Förmånen kan vara skattepliktig eller skattefri beroende på vilka regler som gäller.
Har alla rätt till övertidsersättning?
Rätten till övertidsersättning beror vanligtvis på kollektivavtal, anställningsavtal eller en annan överenskommelse. Reglerna om hur mycket en medarbetare får arbeta är en separat fråga från rätten till ekonomisk ersättning.
Har alla rätt till OB-ersättning?
Nej, det finns ingen generell ersättningsnivå som gäller på alla arbetsplatser. Rätten till OB-ersättning och beloppets storlek regleras vanligtvis i kollektivavtal eller anställningsavtal.
Är semesterersättning skattepliktig?
Ja. Semesterersättning är en kontant och skattepliktig ersättning som behandlas som lön.
Kan en kostnadsersättning bli skattepliktig?
Ja. Om villkoren för skattefrihet inte är uppfyllda, eller om ersättningen överstiger ett skattefritt schablonbelopp, ska hela eller delar av ersättningen normalt behandlas som lön.