Vad är e-signering?
E-signering innebär att en person skriver under ett dokument elektroniskt. Det är den digitala motsvarigheten till att underteckna ett pappersdokument med penna.
Begreppet används ofta synonymt med elektronisk underskrift och e-underskrift. En e-signatur kan exempelvis användas för att skriva under anställningsavtal, sekretessavtal, intyg och andra HR-relaterade dokument.
Hur fungerar e-signering?
Ett vanligt digitalt signeringsflöde kan se ut så här:
- Ett dokument skapas eller laddas upp i ett digitalt system.
- Dokumentet skickas till en eller flera mottagare.
- Mottagaren öppnar och granskar dokumentet.
- Mottagaren identifierar sig enligt den valda signeringsmetoden.
- Mottagaren godkänner och skriver under dokumentet.
- Systemet registrerar underskriften och dokumentets status.
- Det signerade dokumentet sparas tillsammans med verifieringsuppgifter.
Beroende på lösningen kan verifieringsuppgifterna bland annat visa vem som skrev under, när underskriften gjordes och om dokumentet har ändrats efter signeringen.
Vilka typer av elektroniska underskrifter finns?
EU:s eIDAS-förordning skiljer mellan tre nivåer av elektroniska underskrifter.
Elektronisk underskrift
Detta är den bredaste kategorin och kallas ibland enkel elektronisk underskrift. Det kan exempelvis vara:
- ett namn som skrivs in i ett digitalt formulär
- en inskannad namnteckning
- en knapp för att godkänna ett dokument
- en underskrift som ritas på en skärm
En sådan underskrift kan vara giltig, men det kan vara svårare att bevisa vem som skrev under och om dokumentet har ändrats.
Avancerad elektronisk underskrift
En avancerad elektronisk underskrift ska enligt eIDAS bland annat:
- vara unikt knuten till undertecknaren
- göra det möjligt att identifiera undertecknaren
- skapas under undertecknarens kontroll
- vara kopplad till dokumentet så att senare ändringar kan upptäckas
En avancerad underskrift används när det finns högre krav på identitetskontroll, spårbarhet och dokumentets integritet.
Kvalificerad elektronisk underskrift
En kvalificerad elektronisk underskrift är en avancerad underskrift som dessutom skapas med en kvalificerad underskriftsanordning och bygger på ett kvalificerat certifikat från en godkänd tillhandahållare.
En kvalificerad elektronisk underskrift har enligt eIDAS samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift inom EU.
Är en elektronisk underskrift juridiskt giltig?
En elektronisk underskrift får enligt eIDAS inte nekas rättslig verkan eller användning som bevis enbart för att den är elektronisk eller inte är kvalificerad.
Det innebär däremot inte att alla elektroniska underskrifter automatiskt har samma bevisvärde. Bedömningen påverkas bland annat av:
- vilken typ av dokument det gäller
- om lagen ställer särskilda formkrav
- hur undertecknarens identitet har kontrollerats
- hur tydligt personen har godkänt innehållet
- hur underskriften är kopplad till dokumentet
- om ändringar efter signeringen kan upptäckas
- vilken dokumentation som finns om signeringsprocessen
- om personen hade rätt att företräda organisationen
Ju större juridisk eller ekonomisk betydelse ett dokument har, desto högre krav kan det vara motiverat att ställa på signeringsmetoden.
Kan alla dokument e-signeras?
Många avtal och HR-dokument kan hanteras med elektronisk underskrift. Det gäller exempelvis ofta anställningsavtal, sekretessavtal, personalblanketter och andra överenskommelser.
Vissa rättshandlingar omfattas dock av särskilda formkrav. Organisationen behöver därför kontrollera om det aktuella dokumentet får signeras elektroniskt och vilken nivå av elektronisk underskrift som krävs.
E-signering löser inte heller frågan om behörighet. Den som undertecknar för arbetsgivarens räkning måste fortfarande ha rätt att företräda organisationen.
Vad är skillnaden mellan e-legitimering och e-signering?
E-legitimering används för att kontrollera vem en person är i en digital tjänst.
E-signering används för att koppla en person till ett godkännande av ett visst dokument eller innehåll.
En e-legitimation kan användas som en del av signeringsprocessen, men identifieringen och underskriften är två olika handlingar. Att någon har loggat in i ett system innebär inte automatiskt att personen har skrivit under ett dokument.
Är BankID samma sak som e-signering?
Nej. BankID är en e-legitimation som kan användas för elektronisk identifiering och som en del av en elektronisk underskrift.
Det finns även andra metoder för identifiering och signering. Vilken metod som är lämplig beror på vilka krav organisationen har på säkerhet, tillgänglighet och bevisvärde.
Vad är skillnaden mellan e-signatur och digital signatur?
E-signatur är ett juridiskt och praktiskt samlingsbegrepp för elektroniska sätt att underteckna ett dokument.
En digital signatur är vanligtvis en teknisk metod som använder kryptografi för att koppla undertecknaren till dokumentet och göra ändringar möjliga att upptäcka.
En elektronisk underskrift kan använda en digital signatur, men alla e-signaturer bygger inte på samma tekniska lösning.
Vad är en elektronisk stämpel?
En elektronisk underskrift görs av en fysisk person. En elektronisk stämpel används i stället för att visa att en elektronisk handling kommer från en viss organisation.
En e-stämpel kan exempelvis användas när organisationen behöver utfärda stora mängder dokument automatiskt utan att en enskild medarbetare ska skriva under varje dokument.
Vilka är fördelarna med e-signering?
E-signering kan hjälpa organisationen att:
- minska pappershanteringen
- förkorta tiden från utskick till underskrift
- följa dokumentets status
- skicka automatiska påminnelser
- styra i vilken ordning personer ska skriva under
- minska risken att dokument tappas bort
- skapa en spårbar signeringsprocess
- samla avtal och personaldokument på ett ställe
- förenkla distansbaserade HR-processer
Fördelarna förutsätter att lösningen är anpassad efter dokumentens skyddsbehov och organisationens juridiska krav.
Hur ska signerade HR-dokument hanteras?
E-signerade HR-dokument innehåller ofta personuppgifter. Arbetsgivaren behöver därför följa GDPR och organisationens regler för informationssäkerhet och dokumenthantering.
Det innebär bland annat att organisationen bör:
- ha ett tydligt ändamål med behandlingen
- begränsa åtkomsten genom behörighetsstyrning
- inte samla in fler personuppgifter än vad som behövs
- skydda dokumenten mot obehörig åtkomst och ändring
- fastställa hur länge dokumenten ska sparas
- kunna ta fram dokumentet och verifieringsuppgifterna vid behov
- informera medarbetarna om hur deras personuppgifter behandlas
Dokumentet bör bevaras tillsammans med den information som behövs för att i efterhand kunna kontrollera underskriftens äkthet och koppling till dokumentet.
Hur kan e-signering användas i ett HR-system?
När e-signering är integrerad i ett HR-system kan dokumentet skapas, skickas, följas upp och lagras i samma arbetsflöde.
Det kan exempelvis innebära att:
- HR eller ansvarig chef skapar ett anställningsavtal.
- Dokumentet skickas till rätt personer för underskrift.
- Systemet visar vilka som har signerat och vilka underskrifter som återstår.
- Påminnelser skickas när en deadline närmar sig.
- Det färdiga dokumentet sparas på rätt medarbetare.
- Åtkomsten styrs genom systemets behörigheter.
Ett sammanhållet flöde kan minska behovet av att skicka personaldokument och känsliga uppgifter via vanlig e-post.
Vanliga frågor om e-signering
Är en inskannad namnteckning en elektronisk underskrift?
Ja, den kan räknas som en elektronisk underskrift. Den ger däremot normalt ett svagare underlag för att bevisa vem som skrev under och om dokumentet har ändrats.
Måste man använda BankID?
Nej. BankID är en möjlig metod, men eIDAS kräver inte att just BankID används. Signeringsmetoden ska väljas utifrån dokumentets och verksamhetens behov.
Är en e-signatur lika giltig som en underskrift på papper?
En kvalificerad elektronisk underskrift har samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift. Andra elektroniska underskrifter kan också vara giltiga, men deras bevisvärde bedöms utifrån omständigheterna.
Kan ett dokument ändras efter e-signeringen?
Tekniskt kan en fil ibland ändras, men en avancerad elektronisk underskrift ska vara utformad så att efterföljande ändringar kan upptäckas. Det ändrade dokumentet är då inte identiskt med det som undertecknades.
Kan flera personer e-signera samma dokument?
Ja. Ett signeringsflöde kan låta flera personer skriva under parallellt eller i en bestämd ordning.
Hur länge gäller en elektronisk underskrift?
En underskrift blir inte automatiskt ogiltig för att tiden går. Däremot måste organisationen bevara den information som behövs för att kunna visa underskriftens äkthet och giltighet i efterhand.