Vad är en dashboard?
En dashboard är en digital översikt som presenterar utvalda nyckeltal och annan viktig information i en samlad vy. Informationen visas ofta med hjälp av diagram, mätare, siffror och färgmarkeringar som gör det lättare att snabbt förstå verksamhetens aktuella läge.
På svenska används ibland begreppet digital instrumentpanel. Precis som instrumentpanelen i en bil visar en dashboard den viktigaste informationen utan att användaren först behöver gå igenom omfattande rapporter eller kalkylblad.
Vad visar en dashboard?
En dashboard kan innehålla både nyckeltal, trender och statusinformation. Vilka uppgifter som visas beror på verksamheten, användarens roll och vilket syfte dashboarden har.
Informationen kan exempelvis presenteras som:
- nyckeltal och totalsummor
- stapel-, linje- och cirkeldiagram
- jämförelser mellan tidsperioder
- utveckling över tid
- mätare och statusindikatorer
- varningar vid avvikelser
- filter för exempelvis företag, avdelning eller period
En bra dashboard fokuserar på den information användaren faktiskt behöver för att följa utvecklingen och agera.
Vad är en HR-dashboard?
En HR-dashboard visar nyckeltal och information som rör organisationens medarbetare. Den kan användas av exempelvis HR, chefer och ledning för att följa personalrelaterade mål och upptäcka förändringar.
En HR-dashboard kan exempelvis visa:
- antal anställda
- personalomsättning
- sjukfrånvaro
- annan frånvaro
- könsfördelning och mångfald
- anställningsformer
- sysselsättningsgrad
- arbetstid och övertid
- kompetensutveckling
- genomförda medarbetarsamtal
- lönerelaterade nyckeltal
Vilka nyckeltal som är relevanta varierar mellan organisationer. Dashboarden bör därför utformas utifrån verksamhetens mål och användarnas behov.
Vad är skillnaden mellan en dashboard och en rapport?
En dashboard ger vanligtvis en snabb och visuell överblick över ett begränsat antal nyckeltal. Den används ofta för löpande uppföljning och för att uppmärksamma förändringar eller avvikelser.
En rapport innehåller vanligtvis mer detaljerad information och kan omfatta flera sidor, tabeller, urval och förklaringar. Rapporter används ofta när användaren behöver granska eller bearbeta underlaget på djupet.
En dashboard kan exempelvis visa att sjukfrånvaron har ökat. En rapport kan därefter användas för att undersöka hur ökningen fördelar sig mellan tidsperioder eller olika delar av organisationen.
Vad är skillnaden mellan en dashboard och HR-analys?
Dashboarden visar vad som har hänt eller hur läget ser ut. HR-analysen försöker förstå varför utvecklingen ser ut som den gör, vilka konsekvenser den kan få och vilka åtgärder som kan vara lämpliga.
En förändring i ett nyckeltal är inte alltid ett problem. Om personalomsättningen ökar behöver organisationen exempelvis analysera vilka grupper som berörs, vilka orsaker som kan ligga bakom och om utvecklingen avviker från verksamhetens mål.
Dashboarden är därför ett stöd för analys och beslut, inte en ersättning för professionell bedömning.
Vilka är fördelarna med en dashboard?
En väl utformad dashboard kan hjälpa organisationen att:
- få en snabb överblick över verksamheten
- göra data enklare att förstå
- följa utvecklingen över tid
- upptäcka avvikelser och förändringar
- minska behovet av manuella sammanställningar
- ge chefer tillgång till relevant information
- skapa en gemensam bild av mål och resultat
- prioritera områden som behöver analyseras närmare
Värdet beror dock på datakvaliteten och hur relevanta nyckeltalen är. En visuellt tydlig dashboard kan fortfarande ge en missvisande bild om underlaget är ofullständigt eller felaktigt.
Hur väljer man rätt nyckeltal?
Utgå från vilka frågor användaren behöver kunna besvara och vilka beslut informationen ska stödja. Undvik att lägga in nyckeltal bara för att uppgifterna finns tillgängliga.
För varje nyckeltal bör organisationen fastställa:
- syftet med mätningen
- hur nyckeltalet definieras
- vilken datakälla som används
- hur ofta informationen uppdateras
- vem som ansvarar för datakvaliteten
- vilket mål eller jämförelsevärde som gäller
- vem som får ta del av informationen
- vad som ska hända om värdet avviker
Samma begrepp kan beräknas på olika sätt. En gemensam definition är därför viktig för att jämförelser ska bli meningsfulla.
Är informationen i en dashboard uppdaterad i realtid?
Inte nödvändigtvis. Hur aktuell informationen är beror på datakällan, systemets uppdateringsintervall och hur integrationerna är konfigurerade.
Vissa dashboards uppdateras direkt när ny information registreras. Andra uppdateras enligt ett bestämt intervall, exempelvis dagligen eller månadsvis. Det bör vara tydligt för användaren när informationen senast uppdaterades.
Hur hanteras personuppgifter i en HR-dashboard?
En HR-dashboard kan innehålla personuppgifter och annan integritetskänslig information. Arbetsgivaren behöver därför följa GDPR och säkerställa att användarna bara får tillgång till de uppgifter de behöver.
Det kan bland annat innebära att:
- åtkomsten styrs efter användarnas roller och arbetsuppgifter
- statistik visas på gruppnivå när individuppgifter inte behövs
- små grupper hanteras så att enskilda personer inte kan identifieras
- känsliga personuppgifter får ett särskilt skydd
- uppgifterna är relevanta för ett tydligt angivet ändamål
- organisationen har rutiner för att rätta felaktiga uppgifter
Enligt principen om uppgiftsminimering ska arbetsgivaren inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för det aktuella ändamålet.
Hur fungerar en dashboard i ett HRM-system?
När dashboarden är en del av ett HRM-system kan information hämtas från flera HR- och löneprocesser. Det kan exempelvis vara uppgifter från personalregistret, tidrapporteringen, frånvarohanteringen och kompetensarbetet.
En sådan lösning kan minska behovet av att sammanställa information manuellt från olika filer. Dashboarden kan också anpassas efter användarens roll, så att HR, chefer och ledning ser olika information.
Behörighetsstyrning är särskilt viktig. Alla användare ska inte automatiskt kunna se alla personaluppgifter bara för att de har tillgång till systemet.
Vanliga frågor om dashboards
Vad betyder dashboard på svenska?
Dashboard kan översättas med instrumentpanel, kontrollpanel eller översiktspanel. Det engelska begreppet används dock ofta även på svenska.
Kan en dashboard hämta information från flera system?
Ja. En dashboard kan hämta information från flera datakällor genom exempelvis integrationer, API:er eller filimporter. Möjligheterna beror på hur den tekniska lösningen är uppbyggd.
Behöver alla användare ha samma dashboard?
Nej. HR, chefer, löneadministratörer och ledning har ofta olika informationsbehov. Rollanpassade dashboards gör det lättare att visa relevant information och begränsa åtkomsten till personuppgifter.
Kan en dashboard ersätta rapporter?
Inte helt. Dashboarden ger framför allt en snabb överblick. Detaljerade rapporter behövs fortfarande för fördjupad granskning, dokumentation och analys.
Hur många nyckeltal bör en dashboard innehålla?
Det finns inget bestämt antal. Dashboarden bör innehålla så få nyckeltal som möjligt men tillräckligt många för att besvara användarens viktigaste frågor. För mycket information gör översikten svårare att tolka.