Vad är Collectum?
Collectum är valcentral och administratör för tjänstepensionen ITP, den kollektivavtalade tjänstepensionen för privatanställda tjänstemän. Arbetsgivare som omfattas av ITP rapporterar bland annat uppgifter om anställningar och löner till Collectum.
Uppgifterna används för att beräkna premier och säkerställa att medarbetarna får rätt tjänstepension och försäkringsskydd. Collectum administrerar även tjänstegrupplivförsäkringen TGL.
Vad gör Collectum?
Collectum fungerar som en länk mellan arbetsgivaren, medarbetaren och de försäkringsbolag som förvaltar tjänstepensionen.
I uppdraget ingår bland annat att:
- teckna pensioneringsavtal med arbetsgivare
- samla in uppgifter om anställningar och löner
- fakturera arbetsgivarnas pensionspremier
- förmedla premier till valda försäkringsbolag
- administrera medarbetarnas val av pensionsförvaltare
- upphandla de försäkringsbolag som får förvalta valbara delar av ITP
- administrera ITP och tjänstegrupplivförsäkringen TGL
Collectum förvaltar alltså normalt inte själva pensionskapitalet. Pensionen förvaltas av de försäkringsbolag som ingår i ITP-systemet.
Vilka arbetsgivare rapporterar till Collectum?
Arbetsgivare som har kollektivavtal där tjänstepensionen ITP ingår ska rapportera uppgifter om de tjänstemän som omfattas av avtalet.
Det är viktigt att skilja på privatanställda tjänstemän och privatanställda arbetare. ITP gäller huvudsakligen tjänstemän, medan kollektivavtalad pension för arbetare normalt administreras inom andra pensionslösningar, exempelvis Avtalspension SAF-LO genom Fora.
Alla arbetsgivare rapporterar alltså inte till Collectum. Det beror på vilket kollektivavtal och vilken pensionsplan som gäller för medarbetarna.
Vad ska arbetsgivaren rapportera till Collectum?
Vilka uppgifter som ska rapporteras beror på vilken ITP-plan medarbetaren tillhör och vad som händer under anställningen.
Rapporteringen kan bland annat omfatta:
- nyanställningar
- avslutade anställningar
- utbetald eller avtalad lön
- ändrad lön
- längre sjukfrånvaro
- tjänstledighet och föräldraledighet
- ändrad arbetstid
- byte av personalkategori
- andra uppgifter som påverkar pensionen eller försäkringsskyddet
Felaktiga eller försenade uppgifter kan påverka både arbetsgivarens premier och medarbetarens tjänstepension. Arbetsgivaren behöver därför ha tydliga rutiner för att kontrollera rapporteringen.
Vad är skillnaden mellan rapportering för ITP 1 och ITP 2?
ITP består huvudsakligen av två pensionsplaner: ITP 1 och ITP 2. Vilken plan en medarbetare tillhör styrs av ITP-avtalet och kan påverkas av exempelvis födelseår och särskilda överenskommelser.
För ITP 1 rapporterar arbetsgivaren den utbetalda kontanta bruttolönen varje månad. Rapporteringen ska göras även om lönen är oförändrad jämfört med föregående månad. Vid nyanställning ska även den avtalade lönen anges.
För ITP 2 rapporterar arbetsgivaren en pensionsmedförande årslön. En ny årslön ska rapporteras när lönen förändras, exempelvis efter en lönerevision eller ändrad sysselsättningsgrad.
Reglerna skiljer sig även åt när det gäller vilka rörliga lönedelar och tillägg som är pensionsmedförande. Aktuella anvisningar bör därför alltid kontrolleras hos Collectum.
Vad är pensionsmedförande lön?
Pensionsmedförande lön är den lön som ligger till grund för beräkningen av tjänstepensionen. Vilka ersättningar som ska ingå skiljer sig delvis mellan ITP 1 och ITP 2.
Grundprincipen är att lön och tillägg till lön kan vara pensionsmedförande, medan kostnadsersättningar normalt inte är det. Hur exempelvis bonus, provision, övertid, beredskapsersättning och löneväxling ska hanteras beror på vilken ITP-plan medarbetaren tillhör.
Aktuella regler finns på Collectums sida om pensionsmedförande lön.
Hur rapporterar arbetsgivaren till Collectum?
Arbetsgivaren kan rapportera uppgifterna manuellt i Collectums internetkontor eller genom en fil som skapas i lönesystemet.
Ett digitalt rapporteringsflöde kan exempelvis fungera så här:
- Lön och anställningsuppgifter registreras i lönesystemet.
- Systemet sammanställer ett underlag för Collectum.
- Löneadministratören granskar uppgifterna och eventuella avvikelser.
- En rapporteringsfil skapas och skickas till Collectum.
- Underlaget och rapporteringen sparas för uppföljning.
Även när underlaget skapas automatiskt behöver arbetsgivaren kontrollera att medarbetarna tillhör rätt pensionsplan och att rätt lönedelar ingår.
Vad är skillnaden mellan Collectum och Avtalat?
Collectum ansvarar för administrationen av ITP och TGL. Det innebär bland annat att Collectum tar emot arbetsgivarnas uppgifter, fakturerar premier och förmedlar pensioner och val.
Avtalat ansvarar för samlad information och vägledning om kollektivavtalad tjänstepension och försäkring. Medarbetare kan använda Avtalat för att få en överblick över sin ITP och göra pensionsval.
Vanliga frågor om Collectum
Måste alla företag rapportera till Collectum?
Nej. Det gäller arbetsgivare och medarbetare som omfattas av tjänstepensionen ITP. Vilken pensionslösning som gäller bestäms av kollektivavtalet eller pensioneringsavtalet.
Ska lön rapporteras varje månad?
För ITP 1 ska utbetald bruttolön rapporteras varje månad. För ITP 2 rapporteras en ny pensionsmedförande årslön när lönen förändras.
Kan rapporteringen göras direkt från ett lönesystem?
Ja, om lönesystemet har stöd för Collectums filrapportering. Arbetsgivaren kan även rapportera manuellt i Collectums internetkontor.
Är Collectum ett försäkringsbolag?
Nej. Collectum är administratör och valcentral. Själva pensionskapitalet förvaltas av de försäkringsbolag som ingår i ITP-systemet.
Är Collectum och Fora samma sak?
Nej. Collectum administrerar huvudsakligen ITP för privatanställda tjänstemän. Fora administrerar bland annat Avtalspension SAF-LO och kollektivavtalade försäkringar för privatanställda arbetare.