Borttappade kvitton, krångliga formulär och ålderdomliga gränssnitt blir lätt en tidstjuv och ett irritationsmoment. Med rätt reseräkningssystem får ni bättre kontroll och mindre krångel för allt från utlägg till milersättning och traktamente. Men vad är viktigast att tänka på för att navigera rätt bland olika leverantörer och lösningar? Vi guidar dig!

Först och främst: vad är ett reseräkningssystem? Och varför behövs det?

Ett reseräkningssystem är ett digitalt system som hjälper företag att hantera reseräkningar, utlägg, kvitton, milersättning, traktamente och andra kostnader som uppstår i samband med tjänsteresor eller arbetsrelaterade inköp.

I praktiken fungerar det som ett samlat flöde för rese- och utläggshantering. Medarbetaren kan registrera sina kostnader digitalt, till exempel genom att fota kvitton, lägga in bilresor eller rapportera traktamente. Chefen kan sedan attestera i systemet och informationen kan gå vidare till exempelvis lön, bokföring eller ekonomisystem.

I stället för att samla kvitton på hög, fylla i manuella blanketter och skicka underlag mellan olika personer får ni ett mer sammanhållet arbetssätt, från första kvittot till färdig utbetalning och uppföljning.

Kort sagt: ett reseräkningssystem (ibland även kallat utläggssystem, expense management-system eller system för resor och utlägg) hjälper företaget att skapa bättre kontroll, minska det manuella arbetet och göra det enklare för medarbetarna att rapportera rätt från start.

Läs mer om hur ett reseräkningssystem fungerar.

Vad ska man tänka på när man väljer reseräkningssystem?

När du väljer reseräkningssystem bör du titta på hur väl systemet stödjer hela flödet från kvitto, utlägg och resa till attest, lön och bokföring. Ett bra system ska inte bara samla in underlag – det ska också hjälpa er att få ett smidigare flöde, skapa kontroll och göra det enklare för medarbetarna att göra rätt från start.

1. Ringa in era behov

Det är lätt att börja i fel ände. Många jämför funktioner, appar och integrationer innan de riktigt har landat i vad verksamheten faktiskt behöver. Börja därför med att kartlägga hur reseräkningar, utlägg och ersättningar fungerar hos er i dag. Det blir ett bra underlag när ni ska ta fram en kravspecifikation för ert nya reseräkningssystem eller utlägssystem.

Börja med att reda ut:

hur många medarbetare som gör tjänsteresor
hur ofta utlägg och reseräkningar uppstår
om ni använder företagskort eller privata utlägg
om ni behöver hantera traktamente, milersättning och körjournal
om det finns flera bolag, avdelningar, projekt eller kostnadsställen
var i processen det ofta uppstår fel, väntetid eller manuellt arbete

2. Titta på hela flödet från resa till lön

En reseräkning hänger i regel ihop med flera andra delar – från medarbetarens rapportering och chefens attest till löneutbetalning, bokföring (och ibland även projektuppföljning eller kundfakturering).

Följ flödet steg för steg och se:

vad som händer när medarbetaren fotar ett kvitto
hur utlägg kopplas till rätt kategori, projekt eller kostnadsställe
vem som ska attestera och i vilken ordning
om informationen kan gå vidare till lön utan manuell handpåläggning
om ekonomiavdelningen får rätt underlag för bokföring och uppföljning

Ju fler moment som måste hanteras manuellt, desto större blir risken för fel, förseningar och onödig administration. Med andra ord gör ni klokt i att satsa på ett system som kan hålla ihop hela flödet, inte bara lösa ett enskilt moment.

3. Satsa på användarvänlighet i mobilen

Ett reseräkningssystem kan vara hur kraftfullt som helst på pappret. Men om medarbetarna inte använder det på rätt sätt faller mycket av nyttan. Därför är mobil användarvänlighet en av de viktigaste faktorerna att titta på, särskilt om medarbetarna ofta behöver registrera kvitton, utlägg eller reseräkningar i mobilen.

Testa gärna hur enkelt det är att:

fota kvitton direkt i mobilen
registrera utlägg på språng
lägga till syfte, projekt och kostnadsställe
skicka en reseräkning vidare för attest
granska och attestera som chef
förstå flödet även om man bara gör en reseräkning ibland

Kort sagt: när tröskeln är låg blir reseräkningarna gjorda i tid, underlagen mer korrekta och flödet smidigare för både medarbetare, chefer, lön och ekonomi.

4. Se över stödet för kvitton och utlägg

Kvittohantering är ofta en av de största tidstjuvarna i reseräkningsprocessen. Här finns mycket tid att spara, särskilt om systemet har stöd för digital kvittohantering och kan minska handpåläggningen. Ett bra system för digital utläggshantering hjälper medarbetaren att registrera rätt uppgifter från start och gör det enklare för lön och ekonomi att följa upp underlagen.

Kontrollera till exempel:

om du kan fota och registrera kvitton digitalt.
om systemet har stöd för tolkning av kvitton.
om belopp, datum och moms kan läsas av automatiskt.
om både privata utlägg och köp med företagskort kan hanteras.
om korttransaktioner kan matchas mot rätt kvitto.
om det är enkelt att komplettera eller rätta ett underlag.

Läs mer: Fota kvittot och låt Flexie göra jobbet i vår nya mobilapp.

5. Glöm inte milersättning, körjournal och traktamente

Reseräkningar handlar inte bara om hotell, taxi och restaurangkvitton. För många företag är milersättning, körjournal och traktamente minst lika viktiga delar, inte minst om medarbetarna reser både inom Sverige och utomlands.

Beroende på hur just era förutsättningar ser ut, se till att systemet kan hantera:

resor med egen bil
milersättning
digital körjournal
inrikes- och utrikestraktamente
inbyggt stöd för aktuella regler, ersättningsnivåer och beräkningar
koppling till projekt, kund eller kostnadsställe
både enkla och mer komplexa reseräkningar

Det är här skillnaden mellan ett enklare utläggssystem och ett mer komplett system för resor och utlägg ofta blir tydlig. För verksamheter där resor, lön, tid och projekt hänger ihop behövs ofta en lösning som klarar även mer komplexa krav, till exempel inrikes- och utrikestraktamente, milersättning, körjournal och inbyggt stöd för aktuella regler, ersättningsnivåer och beräkningar.

6. Se till att attestflödet passar er organisation

Ett bra attestflöde hjälper chefer att fatta rätt beslut, samtidigt som medarbetaren slipper vänta i onödan på sin ersättning. När ni utvärderar lösningar, ställ därför frågor som:

går attestflödet att anpassa efter just er organisation?
får rätt person rätt underlag automatiskt?
går det att ha flera attestnivåer?
är det tydligt vilka reseräkningar som väntar på attest?
går det att följa var i flödet något har fastnat?

7. Kontrollera integrationer med lön och ekonomi

Om informationen kan flöda vidare till andra system minskar både dubbelarbetet och risken för fel. Undersök därför vilka kopplingar som finns till:

lönesystem
ekonomisystem
HR-system
tidrapportering
projektredovisning
kontering och kostnadsfördelning

För många verksamheter är det en stor fördel att hantera resor och utlägg i samma helhet som lön, tid och HR. Då blir det enklare att skapa ett sammanhängande flöde från rapportering till utbetalning och bokföring utan onödigt merjobb.

Läs mer: Har du koll på fallgroparna med många olika system för HR och lön?

8. Välj en lösning som kan växa med er

Ett vanligt misstag är att välja ett system som löser dagens problem, men inte morgondagens. Kanske har ni få resande medarbetare i dag, men kommer att behöva fler användare, fler attestnivåer, fler bolag eller mer detaljerad uppföljning framöver.

Tänk därför framåt och fundera på:

om ni enkelt kan lägga till fler användare och bolag
om systemet klarar mer avancerade flöden över tid
om det finns stöd för både webb och mobil
om konteringar, behörigheter och attestregler kan anpassas
om integrationsmöjligheterna räcker även när behoven förändras
om systemet fungerar både för dagens process och framtida arbetssätt

Snabb checklista för dig som ska välja reseräkningssystem eller utläggssystem

När du jämför olika lösningar kan du använda den här checklistan som stöd:

Är systemet enkelt att använda i mobilen?
Finns stöd för digital kvittohantering och kvittotolkning?
Kan ni hantera både privata utlägg och företagskort?
Finns stöd för milersättning, körjournal och traktamente?
Finns stöd för både inrikes- och utrikestraktamente samt aktuella regler och ersättningsnivåer?
Hålls systemet uppdaterat löpande, till exempel via automatiska molnuppdateringar?
Går attestflödet att anpassa efter er organisation?
Kan systemet integreras med lön, HR och ekonomi?
Får ni tydliga underlag för uppföljning, kontroll och bokföring?
Kan lösningen växa med företaget?
Är systemet enkelt även för medarbetare som bara rapporterar ibland?
Minskar lösningen det manuella arbetet för lön och ekonomi?

Om svaret är ja på flera av frågorna är det en bra indikation på att lösningen kan passa era behov och göra skillnad i vardagen. Men kom ihåg: det viktigaste är inte att kunna bocka av varje punkt, utan att systemet matchar ert utgångsläge, era arbetssätt och de utmaningar ni faktiskt vill lösa.

Flex HRM Travel & Expense – ett smartare sätt att hantera resor och utlägg

Är ditt företag redo för nästa steg? Med Flex HRM Travel & Expense automatiserar och kvalitetssäkrar du hanteringen kring kvitton och utlägg – samtidigt som ni har full koll på inrikes- och utrikesresor, milersättning och körjournal. Allt du behöver samlat på en plats!

Läs mer eller kontakta oss så berättar vi mer!

Vanliga frågor om reseräkningssystem

Hur fungerar ett reseräkningssystem?

Ett reseräkningssystem fungerar som ett digitalt flöde för rapportering, attest och vidare hantering av reseräkningar och utlägg. Medarbetaren registrerar exempelvis kvitton, bilresor, traktamente eller andra kostnader i systemet. Därefter skickas underlaget vidare för attest och kan sedan gå vidare till lön, bokföring eller ekonomisystem.

Vad är skillnaden mellan ett reseräkningssystem och ett utläggssystem?

Ett utläggssystem fokuserar ofta på kvitton och privata utlägg, medan ett reseräkningssystem vanligtvis hanterar ett bredare flöde. Det kan till exempel handla om tjänsteresor, traktamente, milersättning, körjournal, attest och kopplingar till lön och ekonomi. För företag som vill samla hela rese- och utläggshanteringen i ett system är det därför viktigt att jämföra både funktioner, integrationer och hur väl lösningen matchar den egna kravspecifikationen.

Vilka funktioner bör ett reseräkningssystem ha?

Ett bra reseräkningssystem bör ha stöd för mobil rapportering, digital kvittohantering, kvittotolkning, milersättning, traktamente, körjournal, attestflöden och integrationer med lön och ekonomi. För många företag är det också viktigt att systemet kan hantera kontokortskopplingar, kostnadsställen, projekt och flera bolag.

Varför är mobil kvittohantering viktig i ett reseräkningssystem?

Mobil kvittohantering gör det enklare för medarbetaren att registrera utlägg direkt när kostnaden uppstår. Det minskar risken för borttappade kvitton, felaktiga underlag och sena rapporteringar. Samtidigt får lön och ekonomi bättre kontroll och mindre manuellt arbete.

Hur hänger reseräkningar ihop med lön och ekonomi?

Reseräkningar påverkar ofta både löneutbetalning och bokföring. Utlägg, milersättning och traktamente behöver hanteras korrekt för att ersättningen ska bli rätt och för att underlagen ska kunna bokföras på rätt sätt. Därför är det en stor fördel om reseräkningssystemet kan integreras med företagets lönesystem och ekonomisystem.

När behöver man ett mer komplett system för resor och utlägg?

Ett mer komplett system behövs ofta när företaget har många resande medarbetare, flera attestnivåer, behov av milersättning eller traktamente, kontokortskopplingar, flera bolag eller krav på uppföljning per projekt, kund eller kostnadsställe. Då räcker det sällan med en enkel lösning för kvittoinsamling, utan det krävs ett system som kan hantera hela flödet.

Så väljer du rätt reseräkningssystem – åtta tips