Ledighet, återhämtning och tid att ladda om. För många av oss är semestern något att älska och längta till. Men ibland händer det att dagarna inte tas ut som det är tänkt – något som kan få konsekvenser längre fram. Vad säger egentligen regelverket? Och vad behöver du som arbetsgivare ha koll på för att undvika problem? Vi reder ut!
Vad säger semesterlagen?
Du som redan har koll på semesterlagen vet att alla anställda har rätt till 25 semesterdagar per år, oavsett om de arbetar heltid, deltid eller har oregelbundna arbetstider. Vanligast är att semesteråret sträcker sig från 1 april till den 31 mars nästkommande år, men vissa verksamheter väljer istället att låta semesteråret sammanfalla med kalenderåret.
Av de 25 dagarna ska minst 20 betalda semesterdagar tas ut i ledighet under semesteråret, förutsatt att dagarna är intjänade. Betalda semesterdagar som överstiger 20 får sparas och tas ut vid ett senare tillfälle, dock (i de flesta fall) inte längre än fem år.
Och att slarva med reglerna kan stå företaget dyrt. Som arbetsgivare har du ett ansvar för att semestern faktiskt tas ut enligt semesterlagen. Om den lagstadgade semestern inte kommer till stånd kan det räknas som ett brott mot semesterlagen, och ni kan bli skyldiga att betala skadestånd – även om medarbetaren själv vill avstå ledighet.
Läs mer: Semesterplanering - åtta frågor och svar för dig som arbetsgivare
Tänk på: Semesterlagen är tvingande i vissa delar, men ger också utrymme för avvikelser genom kollektivavtal. Det innebär att vissa villkor, till exempel kring semesterår, uttag och sparande, kan se annorlunda ut. Därför är det viktigt att alltid kontrollera vad som gäller enligt ditt företags avtal.
Outtagen semester leder till semesterskuld
Utöver de juridiska fallgroparna finns också en ekonomisk sida att ha koll på. Outtagen semester innebär en semesterskuld, alltså den kostnad som följer med semesterdagar som har tjänats in men ännu inte har tagits ut (inklusive semesterlön, semestertillägg och arbetsgivaravgifter).
Semesterskuld uppstår både när medarbetare sparar semester enligt regelverket och när semesteruttaget av olika skäl skjuts upp. Ju fler dagar som blir kvar utan en tydlig plan, desto större blir semesterskulden. Därför krävs en genomtänkt semesterplanering och löpande uppföljning av hela semesteruttaget, inför semesterårsskiftet men också löpande under året.
Samtidigt är det alltså viktigt att säkerställa att den lagstadgade semestern faktiskt tas ut. Ser ni att någon riskerar att inte hinna ta ut sina 20 betalda dagar under semesteråret är nästa steg att agera i tid och planera uttaget, så att både regelverket följs och semesterskulden hålls på en rimlig nivå.
Semester som en del av arbetsmiljöansvaret
Återhämtning går inte att skjuta upp hur länge som helst. Att medarbetare tar ut sin semester som det är tänkt är helt enkelt en förutsättning för välmående – och som arbetsgivare har du ett viktigt ansvar att planera och följa upp så att den faktiskt blir av.
Dessutom: när semester skjuts upp (kanske gång på gång) kan det vara ett varningstecken på överbelastning och en ohållbar arbetssituation. Att hålla koll på semesteruttaget är därför en viktig del i arbetsmiljöarbetet.
Läs mer: Checklista: hur effektiv är er löneadminsitration?
Kan semesterdagar betalas ut i pengar?
En vanlig fråga som titt som tätt dyker upp i samband med outtagen semester är om dagarna istället kan betalas ut i pengar, till exempel om en medarbetare inte vill eller upplever sig kunna vara ledig så länge i sträck.
Det korta svaret är: Nej. Just eftersom vila och återhämtning ska värnas behöver semestern tas ut i ledighet – och kan som huvudregel inte tas ut i pengar. Med detta sagt finns det några situationer där undantag får göras:
- när anställningen upphör och kvarvarande semesterdagar betalas ut som semesterersättning
- vid korta anställningar, där semesterersättning kan betalas ut löpande enligt överenskommelse
- vid långvarig sjukdom eller annan längre frånvaro som gjort att semestern inte har kunnat utnyttjas som tänkt.
Checklista: så säkrar ni en smidig och korrekt semesterhantering
Det finns alltså många starka anledningar att hålla koll på uttag, planering och uppföljning av semester. Här är några praktiska tips:
- Följ upp semestersaldon och semesterskuld i god tid inför semesterårsskiftet, så att uttag kan planeras och kostnader inte byggs upp i onödan.
- Skicka ut uppdaterade semesterlistor till chefer med jämna mellanrum under året, till exempel inför och efter sommarsemestern och inför julledigheten.
- Bevaka femårsregeln för sparade semesterdagar och planera uttag i god tid i dialog med medarbetaren.
- Håll extra koll på medarbetare med längre frånvaro, till exempel sjukskrivning, föräldraledighet eller tjänstledighet, så att semesterintjänandet hanteras korrekt.
- Säkerställ att nyanställda och medarbetare med ändrad sysselsättningsgrad får rätt antal semesterdagar.
- Kontrollera alltid vad som gäller enligt kollektivavtal vid avvikelser från semesterlagen.
- Se till att chefer har tillgång till aktuell semesterinformation och tydliga riktlinjer för hur semester ska förläggas.
Smartare och tryggare semesterhantering med Flex HRM
Upplever du och dina kollegor att semesterhanteringen slukar alltför mycket av er tid och energi? I Flex HRM har vi sett till att det är lätt att göra rätt med semestern – och allt annat som hör löne- och personaladministrationen till. Sömlöst och smart med alla verktyg i ett enda system!
Nyfiken på att veta mer? Hör av dig till oss!
