Funderar du på vad som faktiskt ingår i löneoutsourcing – och vilka delar ni fortfarande kan behöva hantera internt? Det kan se lite olika ut mellan olika leverantörer och upplägg. Här går vi igenom vad som brukar ingå i tjänsten, vilka delar som ofta kan läggas till och vad som kan vara bra att reda ut från start.
Vad ingår i löneoutsourcing?
Löneoutsourcing innebär vanligtvis att ett externt team tar hand om hela eller delar av företagets lönehantering.
Det som brukar ingå är till exempel:
- löneberedning och lönekörning
- löneutbetalningar
- arbetsgivardeklarationer
- hantering av skatter och arbetsgivaravgifter
- lönespecifikationer
- underlag till bokföring
- rapportering till myndigheter
- stöd kring avvikelser, semester, frånvaro och andra lönerelaterade uppgifter
Exakt vad som ingår beror på hur omfattande uppdraget är och hur ni vill fördela arbetet mellan er och leverantören.
Vilka delar brukar ofta kunna ingå utöver den löpande lönehanteringen?
Utöver den löpande lönehanteringen erbjuder många leverantörer även stöd i närliggande processer.
Det kan till exempel handla om:
- tidrapportering och avvikelsehantering
- reseräkningar och utlägg
- pensionsrapportering
- statistik och företagsspecifika rapporter
- bankfiler och utbetalningsunderlag
- årsskiftesrutiner och semesterårsskifte
- kvalitetssäkring av processer och rutiner
Här skiljer sig uppläggen ofta åt. Vissa företag vill lägga ut så mycket som möjligt, medan andra främst behöver hjälp med själva lönekörningen och rapporteringen runt den.
Läs mer: Outsourca lön eller egen löneavdelning? Fördelar och nackdelar med löneoutsourcing
Ingår alltid hela lönehanteringen?
Nej, inte alltid. En vanlig modell är att leverantören tar hand om hela löneprocessen, men det är också vanligt att bara vissa delar outsourcas.
Det kan till exempel innebära att ni själva ansvarar för vissa underlag, attestflöden eller delar av administrationen, medan den externa partnern sköter löneberäkning, utbetalning och rapportering.
Vad brukar företaget fortfarande göra internt?
Även när lönehanteringen outsourcas ligger vissa delar ofta kvar i verksamheten.
Det handlar ofta om att:
- registrera eller godkänna underlag
- attestera tid, frånvaro och avvikelser
- lämna in uppgifter inom rätt tidsram
- fatta beslut om exempelvis löneändringar eller lokala rutiner
- ha en kontaktperson som ansvarar för samarbetet med leverantören
Det är därför bra att vara tydlig från början med vem som gör vad, så att löneprocessen fungerar smidigt i vardagen.
Läs mer: Vad kostar löneoutsourcing? Så jämför du priset med intern lönehantering
Hur vet man vad som ska ingå?
Det viktigaste är att utgå från hur ert lönearbete ser ut i dag och vilket stöd ni faktiskt behöver.
Bra frågor att reda ut tidigt är:
- vilka delar som tar mest tid internt
- vilka moment ni vill behålla själva
- hur mycket stöd ni behöver i det löpande arbetet
- om ni också behöver hjälp med tidrapportering, utlägg eller rapportering
- vilka system och integrationer som behöver fungera tillsammans
Ju tydligare ni är med behov, ansvar och arbetssätt, desto lättare blir det att hitta ett upplägg som passar verksamheten.
Sammanfattning: vad brukar ingå i löneoutsourcing?
Det som brukar ingå i löneoutsourcing är framför allt den löpande lönehanteringen: löneberedning, lönekörning, löneutbetalningar, arbetsgivardeklarationer, rapportering och olika underlag kopplade till lönen. Därutöver kan tjänsten även omfatta till exempel tidrapportering, utlägg, pensioner, statistik och andra närliggande delar.
Det viktiga är att komma ihåg att innehållet kan skilja sig mellan olika upplägg. Löneoutsourcing är därför sällan en helt färdig standardtjänst, utan något som ofta anpassas efter företagets behov.
Vill du veta mer om vad det innebär att outsourca lönerna till oss?
Här kan du läsa mer om om hur vi på Flex Payroll Services kan hjälpa ditt företag att säkra en trygg och smidig lönehantering.
Frågor eller funderingar? Hör gärna av dig till oss!
