Vad är en löneart?
En löneart är en kod eller kategori i ett lönesystem som används för att hantera olika typer av lön, ersättningar, förmåner och avdrag. Lönearten innehåller regler som talar om för lönesystemet hur en lönehändelse ska beräknas, behandlas och redovisas.
När exempelvis månadslön, övertid, sjukfrånvaro eller en förmån registreras kopplas uppgiften till en passande löneart. Lönesystemet använder sedan löneartens inställningar i löneberäkningen.
Vad styr en löneart?
En löneart kan bland annat styra:
- hur beloppet ska beräknas
- om lönen ska öka eller minska
- om ersättningen är skattepliktig
- om beloppet ska ingå i underlaget för arbetsgivaravgifter
- om beloppet påverkar semester, pension eller försäkringar
- hur lönehändelsen ska bokföras
- hur uppgiften ska redovisas i arbetsgivardeklarationen
- vilken information som ska visas på lönebeskedet
Vilka inställningar som behövs beror på lönesystemet, kollektivavtalet och de regler som gäller för den aktuella ersättningen eller det aktuella avdraget.
Exempel på vanliga lönearter
Ett lönesystem innehåller vanligtvis flera olika lönearter. Några vanliga exempel är:
Månadslön och timlön
Ersättning för medarbetarens ordinarie arbete.
Övertidsersättning
Ersättning för arbete utöver den ordinarie arbetstiden. Beräkningen kan variera beroende på kollektivavtal och när arbetet utförs.
OB-ersättning
Ett tillägg för arbete på obekväm arbetstid, till exempel kvällar, nätter eller helger.
Sjuklön och sjukavdrag
Lönearter som används för att beräkna ersättning och avdrag vid sjukfrånvaro.
Semesterlön och semestertillägg
Ersättningar som betalas när medarbetaren tar ut betald semester.
Bonus och provision
Rörliga ersättningar som kan baseras på prestation, försäljning eller verksamhetens resultat.
Förmåner
Exempelvis bilförmån och kostförmån. En skattepliktig förmån kan påverka den beskattningsbara inkomsten utan att samma belopp betalas ut kontant.
Skatt och andra avdrag
Till exempel preliminärskatt, nettolöneavdrag och frånvaroavdrag.
Skatteverket räknar bland annat månadslön, timlön, sjuklön, semesterlön och övertidsersättning som kontanta löneersättningar i bruttolönen. Läs mer om att betala ut lön hos Skatteverket.
Hur används lönearter?
Inför en lönekörning samlar arbetsgivaren in olika löneunderlag. Det kan handla om arbetad tid, frånvaro, övertid, semester, bonus, förmåner och avdrag.
Varje lönehändelse kopplas till rätt löneart. Lönesystemet använder därefter löneartens inställningar för att beräkna bland annat bruttolön, skatteavdrag och nettolön. Uppgifterna kan även användas som underlag för bokföring, arbetsgivardeklaration och annan rapportering.
Om en medarbetare exempelvis har arbetat fem timmar övertid registreras timmarna som en lönehändelse. Den valda lönearten avgör hur ersättningen ska beräknas och behandlas i lönekörningen.
Vad är skillnaden mellan en löneart och en lönehändelse?
Lönearten innehåller reglerna för hur en viss typ av ersättning eller ett avdrag ska behandlas. Lönearten kan exempelvis heta månadslön, övertid eller sjukavdrag.
Lönehändelsen är den enskilda registreringen för en viss medarbetare och period. Fem timmars övertid är alltså en lönehändelse som registreras med en löneart för övertidsersättning.
Lönearter på lönebeskedet
På lönebeskedet visas vanligtvis de lönearter som har påverkat den aktuella löneutbetalningen. Medarbetaren kan exempelvis se grundlön, tillägg, frånvaroavdrag, förmåner och avdragen skatt.
Tydliga benämningar gör det enklare att förstå hur lönen har beräknats och vad den slutliga utbetalningen består av.
Varför är korrekta lönearter viktiga?
Inställningarna för en löneart kan påverka flera delar av löneprocessen. En felaktigt konfigurerad löneart kan leda till felaktig lön, skatt, bokföring eller rapportering. Den kan även påverka underlag för exempelvis semester, pension och försäkringar.
Lönearter behöver därför kontrolleras när lagar, kollektivavtal eller interna villkor förändras. Nya och ändrade lönearter bör dokumenteras och testas innan de används i en ordinarie lönekörning.
Enklare hantering med ett modernt lönesystem
Ett modernt lönesystem kan automatisera stora delar av hanteringen och skapa sammanhängande flöden från tid, frånvaro, resor och utlägg till färdig lön. Det minskar det manuella arbetet och hjälper löneavdelningen att upptäcka avvikelser innan lönen betalas ut.