Vad är en löneart?
En löneart kan liknas vid en etikett med tillhörande beräkningsregler. När en lönehändelse registreras kopplas den till en viss löneart, som talar om för lönesystemet hur uppgiften ska behandlas.
En löneart kan bland annat styra:
- hur ett belopp ska beräknas
- om beloppet ska öka eller minska lönen
- om ersättningen är skattepliktig
- om den ska ligga till grund för arbetsgivaravgifter
- hur den ska bokföras
- om den ska ingå i underlag för exempelvis pension, semester eller försäkringar
- hur uppgiften ska visas på lönebeskedet
Exakt vilka inställningar som används beror på lönesystemet, arbetsplatsens kollektivavtal och vilka regler som gäller för den aktuella ersättningen eller det aktuella avdraget.
Exempel på vanliga lönearter
Det finns ofta många olika lönearter i ett lönesystem. Några vanliga exempel är:
Grundlön
Månadslön eller timlön som den anställde får för sitt ordinarie arbete.
Övertidsersättning
Ersättning för arbete som utförs utöver den ordinarie arbetstiden.
OB-ersättning
Ett tillägg för arbete på obekväm arbetstid, exempelvis kvällar, nätter eller helger.
Sjuklön och sjukavdrag
Lönearter som används för att beräkna ersättning och avdrag vid sjukfrånvaro.
Semesterlön och semestertillägg
Ersättningar som betalas ut i samband med att den anställde tar semester.
Förmåner
Exempelvis bilförmån eller kostförmån, som kan påverka den beskattningsbara inkomsten utan att motsvarande belopp betalas ut kontant.
Skatt och andra avdrag
Till exempel preliminärskatt, nettolöneavdrag eller avdrag för frånvaro.
Hur används lönearter?
När arbetsgivaren gör en löneberäkning samlas olika typer av löneunderlag in. Det kan handla om arbetad tid, frånvaro, övertid, semester, bonusar, förmåner och utlägg.
Varje uppgift kopplas till rätt löneart. Lönesystemet använder sedan löneartens inställningar för att beräkna den anställdes bruttolön, skatteavdrag och nettolön. Uppgifterna används också som underlag för bland annat bokföring, arbetsgivardeklarationer och annan rapportering.
Ett exempel är fem timmars övertidsarbete. Timmarna registreras på en löneart för övertid, som anger vilken ersättning den anställde ska få och hur beloppet ska hanteras i löneberäkningen.
Löneart och lönebesked
På lönebeskedet visas vanligtvis de lönearter som har påverkat den aktuella löneutbetalningen. Där kan den anställde exempelvis se sin grundlön, olika tillägg, frånvaroavdrag, förmåner och skatt.
Lönearterna gör det därmed möjligt att dela upp lönen i tydliga delar, så att både arbetsgivaren och den anställde kan se vad den slutliga utbetalningen består av.
Varför är korrekta lönearter viktiga?
Lönearternas inställningar påverkar flera delar av lönehanteringen. En felaktigt konfigurerad löneart kan exempelvis leda till att fel skatt dras, att bokföringen blir missvisande eller att felaktiga underlag rapporteras till myndigheter, pensionsbolag eller försäkringsadministratörer.
Därför behöver arbetsgivaren regelbundet kontrollera att lönearterna är korrekt inställda och uppdaterade utifrån aktuella lagar, kollektivavtal och interna regler.
Ett modernt lönesystem kan automatisera stora delar av hanteringen. Det minskar det manuella arbetet och hjälper arbetsgivaren att säkerställa att rätt lönehändelse behandlas på rätt sätt genom hela löneprocessen.
