Hur väljer man rätt webbaserat lönesystem? Guide till att jämföra löneprogram

Att välja nytt lönesystem är inget enkelt beslut. Det handlar inte bara om att hitta en lösning som klarar själva lönekörningen. Minst lika viktigt är att minska manuellt krångel och skapa bättre kontroll i vardagen för såväl löneavdelning och chefer som medarbetare. Här har vi samlat det viktigaste att tänka på.

Det bästa webbaserade lönesystemet är det som passar era processer, era avtal, era integrationer och era framtidsplaner. När du jämför olika lösningar bör du därför titta på mer än bara funktioner. Användarvänlighet, support, säkerhet, flexibilitet och möjlighet att arbeta molnbaserat är sådant som spelar minst lika stor roll.

Här går vi igenom vad du bör tänka på när du ska välja ett modernt lönesystem, och vilka frågor som är viktigast att ställa när du jämför olika löneprogram.

Vad är ett webbaserat lönesystem?

Ett webbaserat lönesystem är ett lönesystem som används via webben i stället för att installeras lokalt på en enskild dator eller server. Ofta är det detsamma som ett molnbaserat lönesystem, vilket innebär att drift, uppdateringar och underhåll hanteras centralt av leverantören.

För många företag innebär det ett smidigare arbetssätt. Med ett digitalt löneprogram blir det enklare att arbeta oberoende av plats, hålla systemet uppdaterat och ge flera roller tillgång till rätt information i rätt tid.

Samtidigt är det viktigt att skilja på vad som låter bra i teorin och vad som faktiskt fungerar i praktiken. Ett modernt webbaserat lönesystem ska inte bara vara åtkomligt via webben. Det ska också vara användarvänligt, säkert och byggt för att stödja hela löneprocessen på ett effektivt sätt.

Läs mer: Byta lönesystem – tips och checklista

Vad ska man tänka på när man väljer lönesystem?

Det viktigaste är att börja i den egna verksamheten. Många företag jämför leverantörer för tidigt, innan de riktigt har definierat vad de behöver. Då blir det lätt att fastna i demo-funktioner eller generella säljpresentationer i stället för att utvärdera vad som faktiskt gör skillnad i vardagen.

Börja därför med att ställa några grundläggande frågor:

• Hur fungerar lönearbetet idag?
• Vilka moment tar onödigt mycket tid?
• Var uppstår fel, dubbelarbete eller osäkerhet?
• Vilka funktioner saknar ni i nuvarande löneprogram?
• Hur vill ni arbeta framåt?

När du har svar på det blir det lättare att avgöra vilket lönesystem som faktiskt passar er.

Varför är en kravspecifikation viktig när man jämför löneprogram?

En kravspecifikation hjälper er att jämföra olika lönesystem på ett mer strukturerat och rättvist sätt. Den gör det också enklare att hålla fokus på det som är viktigt för verksamheten, i stället för att låta leverantörerna styra samtalet.

I kravspecifikationen bör ni samla både krav, önskemål och förväntningar på ert nya löneprogram. Ju tydligare ni är från början, desto större chans att valet blir rätt.

Ta gärna med frågor som:

• vilka kollektivavtal och lokala överenskommelser systemet ska stödja
• vilka arbetsflöden som måste fungera smidigt
• vilka roller som ska använda systemet
• vilka integrationsbehov som finns
• vilka krav ni har på support, utbildning och rådgivning
• hur ni vill att systemet ska kunna utvecklas tillsammans med verksamheten

Det här är också ett område där det lönar sig att involvera fler än bara lönefunktionen. HR, ekonomi, IT och ledning ser ofta olika risker och möjligheter, och det är just därför deras perspektiv behövs tidigt.

Läs mer: Checklista: hur effektiv är er löneadministration? 

Vad ska ett modernt löneprogram kunna göra?

Det finns förstås olika behov i olika verksamheter, men vissa funktioner är särskilt viktiga när man jämför moderna löneprogram och lönesystem.

Ett bra löneprogram bör göra det enkelt att hantera person- och anställningsuppgifter utan att informationen behöver ligga i flera olika register. Det bör också ge stöd för semesterhantering, avtalshantering, rapportering och kontrollmoment som hjälper dig att upptäcka avvikelser innan de blir problem.

Många företag tittar också särskilt på om systemet har stöd för:

• lönerevision
• retroaktiv lön
• frånvarohantering
• kalenderöversikt för sjukfrånvaro, VAB och föräldraledighet
• loggar och varningar
• rapporter och analyser
• attestflöden

Det viktiga är inte att systemet har flest möjliga funktioner, utan att det stödjer de delar av lönearbetet som är mest avgörande för just er verksamhet.

Ska man välja ett separat löneprogram eller ett integrerat system?

Det här är en vanlig fråga, och den är viktig. I vissa organisationer räcker ett separat löneprogram långt. I andra blir det snabbt tydligt att lön, HR, tidrapportering, scheman och reseräkningar hänger ihop så pass mycket att det är mer effektivt att samla allt i en gemensam lösning.

Ett integrerat lönesystem eller ett samlat HR- och löneprogram kan minska dubbelregistrering, förbättra datakvaliteten och göra det lättare att få överblick. Det kan också skapa en smidigare vardag för chefer och medarbetare, som slipper hoppa mellan flera olika system.

Läs mer: Har du koll på fallgroparna med många olika system för HR och lön?

Varför väljer så många ett molnbaserat löneprogram?

För många företag är det just det webbaserade och molnbaserade arbetssättet som gör störst skillnad i praktiken.

Ett molnbaserat lönesystem kan göra det enklare att:

• arbeta flexibelt
• få tillgång till uppdateringar löpande
• minska beroendet av lokal installation och drift
• skala upp eller anpassa lösningen över tid
• ge fler användare tillgång till rätt delar av processen

Det gör inte automatiskt ett molnbaserat löneprogram bättre än andra alternativ, men det är ofta en viktig del av ett mer framtidssäkert arbetssätt.

Hur viktiga är integrationer i ett lönesystem?

Kort svar: mycket viktiga.

Ett lönesystem fungerar sällan isolerat. I många verksamheter behöver löneprogrammet kunna samspela med till exempel tidrapporteringssystem, HR-system, bokföring, fakturering eller andra för- och eftersystem.

Om integrationerna brister ökar risken för manuell handpåläggning, dubbelarbete och fel. Därför bör integrationsfrågan vara central redan när ni jämför olika alternativ.

När du utvärderar ett lönesystem är det klokt att ta reda på:

• vilka färdiga integrationer som finns
• om öppet API erbjuds
• om anpassningar krävs
• vad integrationerna kostar att sätta upp och underhålla
• hur ansvarsfördelningen ser ut om något inte fungerar

Det här är ofta ett område som upptäcks för sent. Därför är det värt att vara extra noggrann redan i urvalsfasen.

Hur viktig är leverantören när man väljer lönesystem?

Leverantören är ofta minst lika viktig som själva lönesystemet. När ni investerar i ett nytt lönesystem väljer ni inte bara ett verktyg, utan också en partner som ni sannolikt kommer att arbeta med under lång tid. Med andra ord bör ni granska support, utbildning, implementation och utvecklingstakt lika noggrant som funktionaliteten i själva löneprogrammet. 

Fråga gärna:

• Hur fungerar supporten i praktiken?
• Vad ingår, och vad kostar extra?
• Erbjuds utbildning, webbinarier eller rådgivning?
• Hur arbetar leverantören med produktutveckling?
• Finns kundreferenser från verksamheter som liknar er?

Om två lönesystem ser likvärdiga ut på papperet är det ofta leverantören och samarbetet som avgör vilket val som faktiskt blir bäst.

Hur vet man om ett lönesystem är framtidssäkert?

Ett framtidssäkert lönesystem ska inte bara fungera för dagens behov. Det ska också kunna stötta verksamheten när den förändras.

Det kan handla om att kunna växa, hantera fler bolag, fler användare, fler avtal eller nya arbetssätt. Det kan också handla om att leverantören har en tydlig riktning framåt och fortsätter att investera i sin produkt.

När du väljer nytt löneprogram är det därför klokt att fråga:

• kan systemet skala med verksamheten?
• hur flexibelt är det vid förändringar?
• hur ser leverantörens vision och utvecklingsplan ut?
• hur väl rustat är systemet för framtida behov?

Checklista: så jämför du olika löneprogram

När ni ska välja lönesystem kan det hjälpa att sammanfatta utvärderingen i en enkel checklista.

Titta särskilt på:

• funktioner och användarstöd
• stöd för avtal och regler
• användarvänlighet för olika roller
• webbaserat och molnbaserat arbetssätt
• integrationer med andra system
• support, utbildning och implementation
• säkerhet och drift
• skalbarhet och framtida behov
• leverantörens erfarenhet och kundreferenser

Sammanfattning: hur väljer man rätt webbaserat lönesystem?

Rätt webbaserat lönesystem är det som hjälper er att arbeta smartare, säkrare och mer hållbart över tid. För att hitta rätt behöver ni börja i era egna behov, göra en tydlig kravspecifikation och jämföra olika löneprogram utifrån både funktion, integrationer, användarvänlighet, support och framtidssäkring.

Det handlar alltså inte om att hitta det mest avancerade systemet på marknaden. Det handlar om att välja det löneprogram som faktiskt fungerar bäst för er vardag, idag och framåt.

Vill du veta mer om hur du hittar rätt lösning för din verksamhet? Läs mer om vårt webbaserade lönesystem eller kontakta oss, så hjälper vi dig vidare!

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan lönesystem och löneprogram?

Begreppen används ofta som synonymer. Ett löneprogram kan ibland låta som en mer avgränsad lösning, medan lönesystem ofta används bredare om hela systemstödet kring lönehanteringen.

Vad är fördelen med ett molnbaserat löneprogram?

Ett molnbaserat löneprogram kan ge större flexibilitet, enklare uppdateringar, mindre behov av lokal drift och bättre förutsättningar för ett digitalt arbetssätt.

Vad ska ett modernt löneprogram kunna göra?

Det bör stödja lönekörning, semesterhantering, avtal, rapportering, kontroller, frånvaro, lönerevision, integrationer och ett smidigt arbetsflöde för olika användare.

Hur jämför man olika löneprogram?

Det bästa är att använda en kravspecifikation och jämföra systemen utifrån funktioner, integrationer, support, säkerhet, användarvänlighet och hur väl de passar verksamhetens behov.