Flex Applications' AI-politik – EU's AI-lov

Indhold

• Formålet med denne politik
• Dine rettigheder
• Hvilke oplysninger behandler vi i vores AI-funktioner, hvordan behandler vi dem, og hvorfor?
• Sikkerhed og integritet
• Overførsel af data
• Hvordan kontakter du os?
• Ændringer

Formålet med denne politik

Formålet med denne politik er at:

• forklare, hvordan vores AI-funktioner er beregnet til at blive brugt,

• beskrive, hvordan vi arbejder for at opfylde relevante krav i AI-loven,

• være åbne om, hvordan AI-funktionerne fungerer, deres begrænsninger samt hvilke beskyttelsesforanstaltninger der findes.

Dine rettigheder

Når du bruger vores AI-funktioner, skal det være tydeligt, at du interagerer med AI. Du skal også kunne få hjælp, hvis noget går galt eller er uklart.

I praksis betyder det, at du kan:

• få oplysninger om, hvornår en funktion bruger AI, og hvad den er beregnet til,

• få vejledning i, hvordan resultaterne skal fortolkes, og hvornår du bør verificere dem,

• kontakte os, hvis du vil rapportere problemer, få hjælp eller stille spørgsmål.

Hvis en AI-funktion i fremtiden kan foreslå eller iværksætte handlinger i Flex HRM, skal der være en tydelig menneskelig kontrol, før noget gennemføres.

Hvilke oplysninger behandler vi i vores AI-funktioner, hvordan behandler vi dem, og hvorfor?

 

Flexie (chatbot)

Flexie er en AI-assistent til brugere af Flex HRM. Den giver svar og vejledning om brug, konfiguration og fejlfinding i Flex HRM og kan bruge foruddefinerede værktøjer til at hente oplysninger eller udføre begrænsede opgaver, som brugeren har igangsat.

Aktivitet:
Besvare spørgsmål, give vejledning og hjælpe brugere med udvalgte opgaver i Flex HRM Payroll, Time, Plan, Employee, Pay Equity Compass og Travel via chat.

Formål:
Effektivisere support og selvbetjening for brugere og hjælpe dem med hurtigere at finde den rette arbejdsgang og information.

Sådan fungerer Flexie (overordnet):
Flexie anvender en RAG-arkitektur (Retrieval-Augmented Generation). Det betyder, at Flexie henter relevant information fra godkendte kilder, såsom manualer, vejledninger og release notes, og genererer svar baseret på disse dokumenter.

Ud over godkendt kildemateriale kan Flexie bruge foruddefinerede værktøjer til at hente eller opdatere information i Flex HRM. Hvert værktøj bestemmer, hvilke handlinger der kan udføres, hvilke oplysninger der kan tilgås, og hvilke oplysninger der returneres til Flexie.

Flexie har ikke ubegrænset adgang til den underliggende database og kan ikke selvstændigt udvide et værktøjs anvendelsesområde baseret på, hvordan en bruger formulerer en anmodning. Adgangen begrænses af den relevante kundekontekst, den indloggede brugers eksisterende rettigheder og det foruddefinerede anvendelsesområde for hvert værktøj.

Tilgængelige værktøjer kan variere afhængigt af kundens licenser og konfiguration.

AI-type:
Generativ AI (LLM) med RAG og foruddefinerede værktøjer.

Risikoniveau og gennemsigtighed:
Flexie er en chatbot og AI-assistent, hvor gennemsigtighed er centralt.

• Flexie er tydeligt markeret som en AI-assistent.
• Brugerne informeres om, at svarene er AI-genererede og bør verificeres.

Menneskelig kontrol (human-in-the-loop):
Flexie træffer ikke selvstændige beslutninger om enkeltpersoner og gennemfører ikke ændringer uden brugerens godkendelse.

• Handlinger, der opretter eller ændrer information, kræver udtrykkelig bekræftelse fra brugeren, før de gennemføres.
• Flexie udfører ikke handlinger selvstændigt i baggrunden.
• Al adgang og alle handlinger begrænses af den indloggede brugers eksisterende rettigheder og det foruddefinerede anvendelsesområde for det relevante værktøj.

Data, der kan behandles:

• Tekst og andet indhold, som brugeren angiver som en del af samtalen.
• Information, der returneres af de foruddefinerede værktøjer, som anvendes til den aktuelle anmodning. For værktøjer, der henter ansættelsesrelaterede personoplysninger, er disse oplysninger begrænset til den indloggede brugers eget ansættelsesforhold og yderligere begrænset af brugerens rettigheder.
• Afhængigt af værktøjet og brugerens anmodning kan de behandlede oplysninger omfatte personoplysninger og i visse tilfælde særlige kategorier af personoplysninger, såsom fraværsårsager.

Information, der returneres af disse værktøjer, behandles kun af Flexie for at besvare brugerens anmodning eller udføre en handling, som brugeren udtrykkeligt har anmodet om. Flexie bruger ikke disse oplysninger til at træffe beslutninger om enkeltpersoner.

Brugere bør ikke angive flere personoplysninger i fritekstfelter eller vedhæftede filer, end det er nødvendigt for opgaven. Information, som brugere indtaster eller vedhæfter, kan behandles som en del af samtalen, herunder information om andre personer.

Dataplacering og kundeadskillelse:

• Flexie kører i Microsoft Azure inden for EU.
• Kundedata adskilles logisk ved hjælp af Tenant ID'er.
• Adgang til information begrænses til den relevante kundekontekst, den indloggede brugers rettigheder og det foruddefinerede anvendelsesområde for det relevante værktøj.

Fortrolighed og modeltræning:
Kundedata, prompts og information, der returneres af Flexies værktøjer, bruges ikke til at træne eller forbedre de underliggende grundmodeller.

Risikostyring og test:

• Der er gennemført en intern AI-vurdering.
• Der er gennemført interne vurderinger i henhold til EU AI Act.
• Der er gennemført en penetrationstest i Visma.

Support og dokumentation:
Support til Flexie følger den almindelige supportproces for Flex HRM. Dokumentation og brugersupport tilbydes via vidensbasen.

 

SmartScan (fortolkning af kvitteringer og dokumenter)

SmartScan er en AI-baseret tjeneste, der automatisk udtrækker og fortolker oplysninger fra kvitteringsbilleder og andre dokumenter knyttet til udgifter og rejseafregninger.

Aktivitet:
Automatisk indlæsning og forslag til relevante oplysninger (f.eks. dato, beløb og leverandør) baseret på kvitteringsbilleder/dokumenter.

Formål:
Effektivisere udgiftshåndtering ved at mindske manuel registrering, reducere fejl og spare tid.

Sådan fungerer SmartScan (overordnet):
SmartScan analyserer uploadede kvitteringsbilleder/dokumenter og returnerer strukturerede felter som forslag. Brugeren kan kontrollere og om nødvendigt korrigere oplysningerne, inden rapporten indsendes.

AI-type:
AI-baseret dokumentanalyse (billede- og tekstfortolkning/OCR) samt maskinlæring.

Risikoniveau og gennemsigtighed:
SmartScan er udformet som en støttefunktion.

• SmartScan skal tydeligt kommunikeres som en AI-funktion, der foretager automatiske fortolkninger.
• Udtrukne værdier skal betragtes som forslag og kan kræve verifikation/korrektion.
• Funktionen må ikke erstatte brugerens kontrol af underlaget.

Risikohåndtering og testning:

• Der er gennemført en intern AI-vurdering.
• Der er gennemført interne EU AI Act-vurderinger.

Menneskelig kontrol (human-in-the-loop):
Brugeren (og om nødvendigt en godkendende person) er ansvarlig for at gennemgå og korrigere oplysninger, inden de gemmes eller sendes videre i processen.

Oplysninger, der kan behandles:

• Kvitteringsbilleder/dokumenter, som brugeren uploader.
• Udgifts- og rejserelaterede oplysninger, der udtrækkes eller suppleres.

Vi anbefaler, at brugere undgår at uploade dokumenter, der indeholder følsomme personoplysninger, medmindre det udtrykkeligt er påkrævet for opgaven.

Dataplacering og underleverandører:
Tjenesten **SmartScan** drives inden for EU/EØS.

Opbevaring og sletning:
Kunddata opbevares i en begrænset periode og slettes automatisk i henhold til tjenestens sletningspolitik (i øjeblikket 365 dage fra modtagelse). Sletning kan også iværksættes tidligere, når det er nødvendigt.

Support og dokumentation:
Support til SmartScan følger den almindelige Flex HRM-support.

 

 

SmartDetect (afvigelsesidentifikation i løn)

SmartDetect er en funktion i Flex HRM Payroll, der hjælper lønadministratorer med at opdage afvigelser i løndata og udbetalinger. Funktionen bygger på den underliggende tjeneste PayrollDetect (Visma Resolve).

Aktivitet:
Markerer afvigende lønposter og viser forklaringer/indikatorer som støtte til gennemgang, inden lønkørslen går til udbetaling.

Formål:
Reducere risikoen for fejlagtige udbetalinger, effektivisere kontrolarbejdet og styrke kvaliteten i lønprocessen.

Sådan fungerer SmartDetect (overordnet):
Historiske, godkendte løndata uploades pr. kunde/tenant. Tjenesten træner kundespecifikke maskinlæringsmodeller, der lærer normale mønstre og beregner afvigelsesscore for nye/aktuelle lønposter. Resultaterne præsenteres som markeringer med forklaringer.

AI-type:
Maskinlæring (anomalidetektion/afvigelsesidentifikation) med kundespecifikke modeller.

Risikoniveau og gennemsigtighed:
SmartDetect er et beslutningsstøtteværktøj. Markeringer er indikatorer og betyder ikke i sig selv, at der er noget galt.

• Vi viser, at resultaterne er genereret af AI og skal verificeres.
• Flag bruges til at prioritere gennemgangen – ikke som automatiske beslutninger.

Risikohåndtering og testning:

• Der er gennemført en intern AI-vurdering.
• Der er gennemført interne EU AI Act-vurderinger.

Menneskelig kontrol (human-in-the-loop):
SmartDetect er ”human-led with automation support”. Det betyder, at brugeren bevarer kontrollen og ansvaret.

• Lønadministratoren gennemgår markeringer og træffer beslutning om eventuelle foranstaltninger.
• SmartDetect ændrer ikke lønudbetalinger eller træffer beslutninger uden menneskelig gennemgang.

Oplysninger, der kan behandles:

• Pseudonymiserede lønposter og pseudonymiseret historiske løndata.

Dataplacering og underleverandører:
SmartDetect drives inden for EU/EØS. Kundedata holdes logisk adskilt pr. tenant og blandes ikke mellem virksomheder.

Fortrolighed og modeltræning:

• Modellerne er kundespecifikke, dvs. de trænes og bruges til den aktuelle kunde/tenant.
• Data bruges til at levere tjenesten og til nødvendig fejlfinding/serviceforbedring i henhold til leverandørens rutiner.

Opbevaring og sletning:
Kunddata opbevares i en begrænset periode og slettes automatisk i henhold til tjenestens sletningspolitik (i øjeblikket 365 dage fra modtagelse). Sletning kan også iværksættes tidligere, når det er nødvendigt (f.eks. ved afslutning af integration).

Support og dokumentation:
Support til SmartDetect følger den almindelige Flex HRM-support.

Sikkerhed og integritet

Fortroligheden og sikkerheden af oplysninger, der kan behandles i vores AI-funktioner, er vigtig for os. Flex Applications træffer derfor passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte oplysninger mod uautoriseret adgang, forkert brug eller videregivelse, uautoriseret ændring og ulovlig destruktion eller utilsigtet tab.

Kun personer, der har brug for adgang for at kunne udføre deres arbejdsopgaver, skal have adgang.

Overførsel af data

Flex Applications kan benytte teknologileverandører og andre Visma-selskaber, der bistår med drift og beskyttelse af vores servicemiljøer.

Hvilken dataplacering der gælder, fremgår under den respektive AI-funktion. På nuværende tidspunkt:

• kører Flexie i Azure inden for EU.
• SmartScan drives inden for EU/EØS via Visma ML Assets (hostingudbyder: Google Cloud EMEA Ltd).
• SmartDetect (baseret på PayrollDetect) drives inden for EU/EØS via AWS (Irland).

Hvordan kontakter du os?

Hvis du har spørgsmål om vores AI-funktioner, denne politik eller hvordan vi arbejder med AI-loven, kan du kontakte os ved at:

• Ringe til vores omstillingsbord på +46 (0) 19 10 39 15; eller
• Sende en besked til info@flexapplications.se

Hvis spørgsmålet vedrører personoplysninger, kan du også kontakte GDPR@flexapplications.se.

Ændringer

Flex Applications opdaterer denne politik for at afspejle eventuelle ændringer i vores AI-funktioner og/eller ændringer i gældende lovgivning.

Denne version af politikken er udarbejdet den 22. maj 2026.