Snart blir det enklere å holde oversikt over hvor mye treningstilskudd du har igjen å bruke. Flex HRM vil vise gjeldende treningssaldo direkte når du har tatt bilde av kvitteringen for å opprette utlegget ditt, slik at du slipper å forlate registreringen for å regne ut hvor mye du kan få refundert.

Hvorfor endringen er nødvendig

I dag mangler du som ansatt kontekstuell informasjon om gjenværende saldo når du registrerer et treningsutlegg. Dette skaper usikkerhet, øker risikoen for at du ved et uhell overskrider maksbeløpet, og tvinger deg til å navigere bort fra utleggsvisningen for å sjekke saldoen et annet sted. Hvis et utlegg overskrider maksbeløpet, risikerer det dessuten å bli avslått av leder eller administrator i etterkant, noe som betyr ekstra arbeid for alle involverte.

Med den kommende funksjonen blir informasjonen tilgjengelig direkte der du trenger den. Målet er økt åpenhet, redusert kognitiv belastning og færre feilaktige utlegg som må avslås.

Saldo direkte ved valg av utleggstype

Når du skal be om refusjon for treningskvitteringen din og under "Utleggstype" velger en utleggskode som er koblet til trening, for eksempel "FV – Trening", vil systemet automatisk hente og vise gjeldende saldo. Rett under feltet "Utleggstype" vises teksten "Du har [beløp] kr igjen av [beløp] kr", for eksempel "Du har 200 kr igjen av 500 kr", sammen med en fremdriftslinje som visualiserer hvor stor andel av saldoen som allerede er brukt.

Saldoen beregnes som ditt godkjente beløp minus allerede brukte og foreløpige utlegg, slik at du alltid ser en oppdatert og korrekt saldo, ikke bare det opprinnelige godkjente beløpet.

Funksjonen gjelder for utleggskoder der registreringsregelen for trening har innstillingen "vis saldo" aktivert.

Direkte tilbakemelding når du fyller inn beløpet

Saldoen er ikke bare et statisk tall. Når du deretter angir et totalbeløp for det aktuelle utlegget, vil teksten og fremdriftslinjen under "Utleggstype" oppdateres, slik at du umiddelbart ser hvordan saldoen påvirkes hvis utlegget sendes inn. På den måten ser du med en gang om beløpet er innenfor det du har igjen, før du sender inn utlegget for godkjenning.

Flexie kan svare på spørsmål om treningssaldoen din

Den samme informasjonen blir også tilgjengelig gjennom AI-assistenten Flexie. Hvis du spør Flexie om treningssaldoen din, vil hun hente detaljert informasjon om totalt godkjent beløp, brukt beløp og gjenværende saldo, og forklare det for deg på en pedagogisk måte.

Hva dette betyr for deg

Med saldoen synlig direkte i registreringsvisningen, en tydelig indikasjon på hvordan et nytt utlegg påvirker saldoen, og muligheten til å spørre Flexie når du vil, får du bedre kontroll over treningstilskuddet ditt. Du slipper å gjette eller lete opp informasjonen andre steder, og risikoen for å sende inn utlegg som senere må avslås, reduseres.

Funksjonen er under utvikling og vil lanseres i nær fremtid.