Du har nettopp kjøpt en ny kontorstol til hjemmekontoret og tar bilde av kvitteringen i den nye appen vår. Men hvor mye har du egentlig igjen å bruke på hjemmekontorutstyr i år? Tidligere måtte du logge inn i nettversjonen for å se det, eller regne selv på tidligere kvitteringer.
Nå vises saldoen din direkte i utleggsvisningen i den nye appen vår, akkurat som i nettversjonen. Du ser hvor mye du har igjen, hvor mye du allerede har brukt og hvordan det aktuelle utlegget påvirker saldoen – før du i det hele tatt har lagret.
Fungerer for alle utleggstyper med saldo
Saldoen vises for de utleggstypene der organisasjonen din har valgt å vise en saldo. Hjemmekontorutstyr er et vanlig eksempel, og det er det vi bruker i denne artikkelen. Men den samme funksjonen fungerer for andre utleggstyper som har en saldo. Et annet eksempel er en saldo for hvor mye du kan få dekket til trening. Alt som beskrives nedenfor, gjelder også for disse saldoene.
Saldoen dukker opp så snart du velger utleggstype
Når du velger en utleggstype som har en saldo, for eksempel «Hjemmekontorutstyr 100 %», vises en boks med saldoen din lenger ned i skjemaet. Øverst i boksen står taket for saldoen, for eksempel «Tak for hjemmekontorutstyr 3000 kr/år».
Saldoen beregnes automatisk. Den tar utgangspunkt i totalbeløpet ditt og trekker fra alle utlegg du allerede har registrert som teller mot saldoen, uavhengig av om de er gransket eller ikke. Slik får du alltid et riktig bilde av hva som er igjen.
Se hvordan utlegget påvirker saldoen før du lagrer
Mens du registrerer utlegget, oppdateres saldoen i takt med beløpet du oppgir. Boksen viser hvor mye du har igjen etter utlegget, for eksempel «1 750 kr igjen etter utlegget».
Under beløpet vises en stolpe i to farger:
- Den grå delen viser det du har brukt tidligere, for eksempel «500 kr brukt tidligere».
- Den blå delen viser hvor mye det aktuelle utlegget tar av saldoen din.
Endrer du totalbeløpet, endres stolpen og beløpet umiddelbart. Du ser altså nøyaktig hva som skjer med saldoen din før du bestemmer deg for å lagre.
Tydelig varsel hvis du går over taket
Hvis utlegget gjør at du går over taket, ser du det med en gang. Beløpet vises da i rødt med et minustegn, for eksempel «-250 kr igjen etter utlegget», og hele stolpen blir rød. Knappen «Opprett utlegg» kan ikke brukes, og utlegget kan ikke lagres.
For å gå videre endrer du totalbeløpet slik at det holder seg innenfor det som er igjen av saldoen. Du oppdager altså allerede ved registreringen at saldoen ikke strekker til – i stedet for å få vite det i etterkant.
Tydelig oversikt også på lagrede utlegg
Åpner du et utlegg som du allerede har lagret, vises saldoen også der. Da ser du hvor mye du har igjen av totalbeløpet, for eksempel «1 750 kr igjen av 3 000 kr», sammen med en stolpe som viser hvor stor del du har brukt så langt.
Spør Flexie om saldoen din
Vil du heller spørre enn å se? Flexie, AI-assistenten vår, kan nå svare på spørsmål om saldoen din. Spør for eksempel «Hvor mye har jeg igjen å bruke på hjemmekontorutstyr?», så svarer Flexie med totalbeløpet ditt, hvor mye du har brukt og hvor mye som er igjen.
Til deg som er administrator
Saldoen vises bare når registreringsregelen har innstillingen «Vis saldo». Det gjelder både for hjemmekontorutstyr og for andre utleggstyper med saldo.
Mindre gjetting, færre overraskelser
Med saldoen synlig direkte i utleggsvisningen vet du alltid hvor mye du kan få refundert – uten å forlate appen eller regne selv. Det gjør det enklere å planlegge neste skjerm eller skrivebordslampe til hjemmekontoret, og du slipper å oppdage i etterkant at saldoen allerede var brukt opp. Samtidig blir det færre spørsmål til økonomi- og lønnsavdelingen om hvor mye som er igjen.
Funksjonen finnes i den nye appen vår allerede i dag. Neste gang du registrerer et utlegg med saldo, for eksempel for hjemmekontorutstyr, hold utkikk etter saldoen din i utleggsvisningen!
